Co to jest zwrot kosztów?

Gdy pracownik wykorzystuje swój pojazd osobisty do prowadzenia działalności gospodarczej na rzecz swojego pracodawcy, może otrzymać zwrot kosztów pokrewnych w postaci zwrotu kosztów. W ten sposób korporacja pochłania część wydatków na paliwo i zużycie samochodów w ustalonym tempie, zmniejszając obciążenie finansowe pracowników. W Stanach Zjednoczonych jest to opcjonalna korzyść; jako taki, rząd USA może również zezwolić na odliczenie podatku dla firm lub osób prywatnych, które używają samochodów w celach biznesowych. Zwykle korporacje opierają stopę zwrotu kosztów na wytycznych określonych przez krajowe agencje rządowe, takie jak Internal Revenue Service (IRS) w USA, ale nie zawsze.

Pracownicy, którzy pracują w organizacjach oferujących zwrot kosztów, są zwykle zobowiązani do przedstawienia dokładnego rachunku przejechanych mil biznesowych. Większość firm ma standardowy formularz, zwany raportem wydatków, w którym pracownik wypełnia stosowne informacje, które określają miejsca, w których jechał, liczbę mil, które przejechał, aby się tam dostać, oraz cel biznesowy dla każdej konkretnej wizyty. Gdy kierownictwo zatwierdzi raport z wydatków, pracownik otrzymuje zwrot poniesionych kosztów. Zazwyczaj oblicza się to na podstawie liczby przejechanych mil biznesowych i pomnożenia tej liczby przez bieżącą stawkę zwrotu ustaloną przez pracodawcę.

W Stanach Zjednoczonych IRS publikuje opcjonalne standardowe stawki przebiegów w oparciu o koszty eksploatacji samochodu. Ceny gazu z poprzedniego roku są również ogólnie uwzględniane w szacunkach. Pracodawcy mogą zdecydować o zwrocie kosztów członkom personelu na podstawie tej sugerowanej stawki. Mogą również odejść od tego według własnego uznania.

Niektóre firmy w ogóle nie oferują zwrotu kosztów. Gdy jednak tak się stanie, mogą być uprawnieni do uwzględnienia tego kosztu jako odliczenia podatkowego w swoich deklaracjach korporacyjnych. Podobnie osoby, które nie otrzymują zwrotu kosztów za przejechanie od swoich pracodawców, mogą również kwalifikować się do wyszczególnienia wydatków samochodowych jako odliczenia od swoich deklaracji podatku dochodowego od osób fizycznych.

Podróż z domu osoby do miejsca pracy zwykle nie podlega zwrotowi ani dla jednostki zatrudniającej, ani dla osoby fizycznej. Innymi słowy, jeśli osoba zazwyczaj przejeżdża 20 mil dziennie z domu do biura, zwykle nie może twierdzić, że jest to uzasadniony wydatek. Jednak w ciągu dnia, jeśli jedzie do innych lokalizacji, aby dzwonić do sprzedaży lub prowadzić interesy dla swojego pracodawcy, zwykle może poprosić o rekompensatę za dodatkowe przejazdy, gdy oferowany jest zwrot kosztów.