Hvad er en kilometergodtgørelse?

Når en medarbejder bruger sit personlige køretøj til at udføre forretninger til fordel for sin arbejdsgiver, kan han modtage en tilbagebetaling for tilknyttede omkostninger i form af refusion for kilometertal. Ved at gøre dette, absorberer et selskab nogle af brændstofudgifterne og slid af biler til en forudbestemt sats, hvilket letter de økonomiske byrder for medarbejderne. I USA er dette en valgfri fordel; som sådan kan den amerikanske regering også tillade et skattefradrag for virksomheder eller enkeltpersoner, der bruger biler til forretningsformål. Selskaber baserer normalt tilbagebetalingsgraden for kilometertal på de retningslinjer, der er fastlagt af nationale regeringsagenturer, såsom Internal Revenue Service (IRS) i USA, men ikke altid.

Medarbejdere, der arbejder for organisationer, der tilbyder refusion af kilometertal, er typisk forpligtet til at give en nøjagtig redegørelse for de forretningsmiljøer, de kører. De fleste virksomheder har en standardformular, kaldet en udgiftsrapport, hvorved medarbejderen udfylder relevante oplysninger, der skitserer de steder, hvor han kørte, antallet af kilometer, han rejste for at komme dertil, og forretningsformålet for hvert besøg. Når ledelsen godkender udgiftsrapporten, godtgøres medarbejderen for de omkostninger, han har afholdt. Dette beregnes normalt ved at tage antallet af kørt forretningsmiljø og multiplicere dette tal med den aktuelle godtgørelsesgrad, der er fastlagt af arbejdsgiveren.

I USA offentliggør IRS valgfri standard kilometertalssatser baseret på omkostningerne ved betjening af en bil. Gaspriserne fra det foregående år er også generelt taget med i estimatet. Arbejdsgivere kan vælge at godtgøre ansatte på grundlag af denne foreslåede sats. De kan også afvige fra det efter deres skøn.

Nogle virksomheder vælger overhovedet ikke at tilbagebetale kilometertal. Når de gør det, kan de dog være berettiget til at medtage denne udgift som et skattefradrag for deres virksomhedsafkast. Ligeledes kan personer, der ikke modtager godtgørelse for kilometertal fra deres arbejdsgivere, også være berettiget til at specificere biludgifter som et fradrag på deres personlige selvangivelsesangivelser.

Rejse fra en persons hjem til et jobsted refunderes normalt ikke for en ansættelsesenhed eller en person. Med andre ord, hvis en person typisk kører 20 miles om dagen fra sit hjem til sit kontor, kan han normalt ikke hævde det som en legitim udgift. Hvis han kører til andre lokationer for at foretage salgsopkald eller udføre forretning for sin arbejdsgiver hele dagen, kan han imidlertid normalt anmode om kompensation for den ekstra rejse, når tilbagebetaling af kilometertal tilbydes.