Co je úhrada ujetých kilometrů?
Pokud zaměstnanec používá své osobní vozidlo k podnikání ve prospěch svého zaměstnavatele, může obdržet vrácení souvisejících nákladů ve formě náhrady ujetých kilometrů. Tímto způsobem korporace absorbuje některé náklady na pohonné hmoty a opotřebení automobilů předem stanovenou rychlostí, což snižuje finanční zátěž zaměstnanců. Ve Spojených státech je to volitelná výhoda; vláda USA jako taková může také povolit odpočet daně pro společnosti nebo jednotlivce, kteří používají automobily pro obchodní účely. Obecně korporace zakládají míru náhrady ujetých kilometrů na pokynech stanovených vnitrostátními správními agenturami, jako je například Internal Revenue Service (IRS) v USA, ale ne vždy.
Zaměstnanci, kteří pracují pro organizace, které nabízejí úhradu ujetých kilometrů, jsou obvykle povinni poskytnout přesný účet o mílích, které najedou. Většina společností má standardní formulář nazvaný zpráva o výdajích, kde zaměstnanec vyplňuje příslušné informace, které nastíňují místa, kam jel, počet kilometrů, kam se tam dostal, a obchodní účel pro každou konkrétní návštěvu. Když vedení zprávu o výdajích schválí, je zaměstnanci uhrazena vzniklé náklady. Obvykle se vypočítá tak, že se počet ujetých kilometrů vynásobí a vynásobí se touto částkou současnou sazbou úhrad stanovenou zaměstnavatelem.
Ve Spojených státech zveřejňuje IRS volitelné standardní sazby ujetých kilometrů založené na nákladech na provoz automobilu. Ceny plynu z předchozího roku jsou obecně brány v úvahu také v odhadu. Zaměstnavatelé se mohou rozhodnout proplacení zaměstnanců na základě této navrhované sazby. Mohou se od něj také odchýlit podle svého uvážení.
Některé společnosti se rozhodnou nenabízet náhradu ujetých kilometrů vůbec. Pokud tak učiní, pak mohou mít nárok zahrnout tyto náklady jako odpočet daně z jejich podnikových výnosů. Stejně tak mohou lidé, kteří nedostanou od svých zaměstnavatelů nárok na úhradu ujetých kilometrů, mít nárok na rozdělení nákladů na auto jako odpočet ze svých daňových přiznání k dani z příjmu.
Cestování z domu osoby na pracovní místo se obvykle nenahrazuje zaměstnávající jednotkou ani jednotlivcem. Jinými slovy, pokud osoba obvykle jede 20 mil za den ze svého domu do své kanceláře, nemůže to obvykle tvrdit jako legitimní výdaje. Pokud však během dne jede na jiná místa, aby uskutečnil prodejní hovory nebo podnikal zaměstnání pro svého zaměstnavatele, může obvykle požádat o kompenzaci za další cestování, když je nabídnuta náhrada kilometrů.