Wat is een kilometervergoeding?

Wanneer een werknemer zijn persoonlijke voertuig gebruikt om zaken te doen ten behoeve van zijn werkgever, kan hij een terugbetaling ontvangen voor bijbehorende kosten in de vorm van kilometervergoeding. Door dit te doen, neemt een bedrijf een deel van de brandstofkosten en autoslijtage op in een vooraf bepaald tempo, waardoor de financiële lasten voor werknemers worden verlicht. In de Verenigde Staten is dit een optioneel voordeel; als zodanig kan de Amerikaanse overheid ook een belastingaftrek toestaan ​​voor bedrijven of personen die auto's voor zakelijke doeleinden gebruiken. Meestal baseren bedrijven het kilometervergoedingspercentage op de richtlijnen van nationale overheidsinstanties, zoals de Internal Revenue Service (IRS) in de VS, maar niet altijd.

Werknemers die werken voor organisaties die kilometervergoeding aanbieden, moeten doorgaans een nauwkeurig overzicht geven van de zakelijke kilometers die ze rijden. De meeste bedrijven hebben een standaardformulier, een onkostendeclaratie genoemd, waarbij de werknemer relevante informatie invult die de plaatsen aangeeft waar hij heeft gereden, het aantal kilometers dat hij heeft afgelegd om daar te komen en het zakelijke doel voor elk specifiek bezoek. Wanneer het management het onkostendeclaratie goedkeurt, krijgt de werknemer de gemaakte kosten vergoed. Dit wordt meestal berekend door het aantal gereden zakelijke kilometers te nemen en dat cijfer te vermenigvuldigen met het huidige vergoedingspercentage dat door de werkgever is vastgesteld.

In de Verenigde Staten publiceert de IRS optionele standaard kilometerstanden op basis van de kosten van het besturen van een auto. Gasprijzen van het voorgaande jaar worden in het algemeen ook in de schatting opgenomen. Werkgevers kunnen ervoor kiezen om personeel te vergoeden op basis van dit voorgestelde tarief. Ze kunnen er ook naar eigen goeddunken van afwijken.

Sommige bedrijven kiezen ervoor om helemaal geen kilometervergoeding aan te bieden. Als dat het geval is, kunnen ze echter het recht hebben om die kosten op te nemen als belastingaftrek op hun bedrijfsaangifte. Evenzo kunnen mensen die geen kilometervergoeding ontvangen van hun werkgever, ook in aanmerking komen om autokosten te specificeren als een aftrek van hun aangifte inkomstenbelasting.

Reizen van het huis van een persoon naar een werklocatie wordt meestal niet vergoed voor een dienstbetrekkingseenheid of een individu. Met andere woorden, als een persoon meestal 20 mijl per dag van zijn huis naar zijn kantoor rijdt, kan hij dat meestal niet als legitieme kosten claimen. Gedurende de dag, als hij echter naar andere locaties rijdt om verkoopgesprekken te voeren of zaken te doen voor zijn werkgever, kan hij meestal een vergoeding vragen voor de extra reis wanneer vergoeding voor kilometers wordt aangeboden.