Was ist eine Erstattungsvereinbarung?
Eine Erstattungsvereinbarung ist eine Vereinbarung zwischen zwei Parteien, einer Partei die in einem bestimmten Unternehmen anfallenden Kosten zu erstatten. Rückerstattungsvereinbarungen unterliegen häufig bestimmten Bedingungen, um die Rückzahlung zu ermöglichen. Unternehmen treffen häufig Erstattungsvereinbarungen mit Mitarbeitern für im Rahmen des Auftrags angefallene Kosten, wie z. B. Meilen oder Reisekosten auf Geschäftsreisen. Die Regierungen treffen manchmal eine Erstattungsvereinbarung mit einem Dienstleister wie einem Arzt, um die notwendigen Dienstleistungen für Bürger zu erbringen, die keine normalen Gebühren zahlen können.
In der Wirtschaft ist eine Erstattungsvereinbarung oftmals eine praktische Alternative, um einem Mitarbeiter einen bestimmten Geldbetrag für die Kosten auszuhändigen. Da die Kosten wie Benzin, Flugtickets oder Hoteltarife von einem Tag zum anderen variieren können, ist es für einen Arbeitgeber in der Regel einfacher, die Erstattung des Arbeitnehmers für jede Art von Dienstleistung zu vereinbaren, als für einen festgelegten Dollarbetrag. In den meisten Erstattungsvereinbarungen ist festgelegt, was erstattungsfähige Kosten sein können und was nicht. Beispielsweise können Mahlzeiten im Rahmen der Vereinbarung abgedeckt sein, der Besuch eines Nachtclubs ist jedoch möglicherweise nicht inbegriffen. Bei einigen Vereinbarungen sind die Ausgaben begrenzt. Dies soll einen Mitarbeiter von übermäßigen Ausgaben abhalten, nur weil er weiß, dass die Kosten erstattet werden.
In einer Erstattungsvereinbarung muss der Mitarbeiter möglicherweise Quittungen einreichen, um Geld als Gegenleistung zu erhalten. Auf diese Weise kann der Arbeitgeber genau sehen, wo das Geld ausgegeben wurde und ob es für eine Rückzahlung in Frage kommt. Bei einigen Verträgen können die Mitarbeiter lediglich persönliche Aufzeichnungen wie Tagebücher über die Ausgaben führen, was jedoch das Betrugspotenzial erhöht. Das Anfordern von Belegen kann der Buchhaltungsabteilung helfen, Erstattungsgelder leichter nachzuverfolgen, und kann aus steuerlichen Gründen erforderlich sein.
Eine andere übliche Art der Erstattungsvereinbarung in der Wirtschaft ist die Rückzahlung von Studiengebühren. Diese Vereinbarungen werden häufig verwendet, wenn ein Unternehmen möchte, dass ein Mitarbeiter an einer Schulung oder einem Seminar teilnimmt, um seine Fähigkeiten für die spätere Verwendung am Arbeitsplatz zu verbessern. In diesen Verträgen ist normalerweise festgelegt, dass der Arbeitnehmer den Kurs abschließen, eine Zertifizierung erhalten oder einen anderen Abschlussnachweis erbringen muss, um eine Erstattung der Studiengebühren zu erhalten.
Regierungsprogramme nutzen häufig Erstattungsvereinbarungen mit privaten Dienstleistern, um qualifizierten Bürgern zu helfen. Im medizinischen Bereich wird es zum Beispiel oft als unpraktisch angesehen, dass die Regierung Ärzte anstellt und staatliche Krankenhäuser einrichtet, wenn es bereits eine florierende Privatindustrie gibt. Stattdessen kann eine Regierung ein Programm aufstellen, bei dem ein Arzt Patienten mit niedrigem Einkommen zu einem reduzierten Kostensatz für den Patienten aufnimmt, um eine Erstattung der verbleibenden Kosten durch die Regierung zu versprechen.