Was ist eine digitale Telefonanlage?
Ein digitales Telefonsystem ist ein Telefonsystem, das normalerweise in Unternehmen verwendet wird und Funktionen wie mehrere Nebenstellen und Direktleitungen unterstützt. einheitliche Sprach-, Fax- und E-Mail-Nachrichtenübermittlung; Sprachnachrichten; Tastatur-Eingabemenüs und interaktive Sprachausgabe. Systeme unterstützen normalerweise eine bestimmte Anzahl von Benutzern. Die meisten digitalen Telefonsysteme verwenden Voice over Internet Protocol (VoIP), auch als Internettelefonie bezeichnet.
Das digitale Standardtelefonsystem umfasst normalerweise eine bestimmte Anzahl von Telefonen mit der Fähigkeit, auf eine vorbestimmte Kapazität zu erweitern. Es umfasst die Möglichkeit, Nebenstellen oder Direktleitungen zum Wählen jedes Telefons zu verwenden, die Erkennung von Tastatureingaben für eingehende Anrufe und Paging-Funktionen für die interne Kommunikation. Die meisten Systeme bieten auch die Möglichkeit, Hold-Musik zu verwenden. Einige verwenden voreingestellte Wartemusik, während andere Wartemusik von benutzerdefinierten digitalen Quellen wiedergeben können. Fast alle digitalen Telefonsysteme können Voicemail aufzeichnen und verwalten.
Ein fortschrittlicheres digitales Telefonsystem verfügt möglicherweise über spezielle Funktionen wie die E-Mail-Benachrichtigung über entgangene Anrufe und Sprachnachrichten. Voicemail-Benachrichtigungs-E-Mails ermöglichen normalerweise die Audiowiedergabe von Sprachnachrichten. Einige digitale Telefonsysteme verfügen über Webverwaltungszentren, in denen Benutzer Anrufe überprüfen, Sprachnachrichten abhören, Nachrichten speichern und löschen, über ein Unternehmensverzeichnis auf Anrufe zugreifen und diese tätigen und automatisch die Kundenkontodaten anzeigen können, wenn sie Anrufe an einen Kunden tätigen oder von einem Kunden entgegennehmen. Fortgeschrittene digitale Systeme können auch über interaktive Sprachantwortfunktionen verfügen, sodass Anrufer mithilfe von Sprachbefehlen durch Anrufmenüs navigieren können, anstatt eine Telefontastatur zu verwenden.
Manchmal verfügt eine digitale Telefonanlage auch über professionelle Call-Center-Funktionen. Mit professionellen Call-Center-Funktionen werden Anrufe automatisch an Agenten weitergeleitet. Die Basis des Routings umfasst normalerweise Kundenmenüoptionen und vorab zugewiesene Angaben zu den Fähigkeiten des Agenten. Zu den professionellen Call-Center-Funktionen gehört auch die Berichterstattung über Anrufzeiten und Kundenzufriedenheit, um die Servicequalität zu messen. Viele Systeme zeichnen Anrufe automatisch auf, sodass Manager Gespräche überprüfen und den Service überwachen können.
Die Anschaffung eines digitalen Telefonsystems kann teuer sein, bietet jedoch mehrere geschäftliche Vorteile. Digitale Systeme können die Produktivität, Effizienz und Kundenzufriedenheit steigern, indem sie Anrufe automatisch an die qualifiziertesten Personen in Call-Center-Einstellungen weiterleiten. Systeme, die VoIP verwenden, können Gebühren für Ferngespräche eliminieren. E-Mail- und Web-Integrationsfunktionen erleichtern es Mitarbeitern, die von verschiedenen Standorten aus arbeiten, über Kommunikation informiert zu bleiben und Anrufe rechtzeitig zu beantworten, auch wenn sie nicht an ihren Schreibtischen sitzen. Integrierte digitale Telefonsysteme, die Kundenkonten automatisch anzeigen, können hilfreich sein zur Verbesserung von Vertrieb und Kundenbeziehungen.