Vad är ett digitalt telefonsystem?

Ett digitalt telefonsystem är ett telefonsystem som vanligtvis används i företag som stöder sådana funktioner som flera tillägg och direktlinjer; enhetlig röst-, fax- och e-postmeddelanden; röstmeddelanden; knappsats-menyer och interaktivt röstsvar. System stöder vanligtvis ett specificerat antal användare. De flesta digitala telefonsystem använder Voice over Internet Protocol (VoIP), även känd som Internet-telefonteknik.

Det vanliga digitala telefonsystemet innehåller vanligtvis ett specificerat antal telefoner, med möjligheten att expandera upp till en förutbestämd kapacitet. Det inkluderar möjligheten att använda tillägg eller direktlinjer för att ringa varje telefon, knappsatsen för inmatning för inkommande samtal och sidfunktioner för intern kommunikation. De flesta system inkluderar också möjligheten att använda hållmusik. Vissa använder förinställd musik, medan andra kan spela upp musik från anpassade digitala källor. Nästan alla digitala telefonsystem har förmågan att spela in och hantera röstbrevlåda.

Ett mer avancerat digitalt telefonsystem kan ha specialfunktioner som e-postmeddelande om missade samtal och röstmeddelanden. E-postmeddelanden med röstmeddelanden tillåter vanligtvis ljuduppspelning av röstmeddelanden. Vissa digitala telefonsystem har webbhanteringscentra där användare kan granska samtal, lyssna på röstmeddelanden, spara och radera meddelanden, få åtkomst till och ringa samtal med en företagskatalog och automatiskt se kundkontoinformation när de ringer till eller tar emot samtal från en kund. Avancerade digitala system kan också ha interaktiva röstsvarfunktioner så att samtalare kan använda röstkommandon för att navigera genom samtalmenyer i stället för att behöva använda en telefonens knappsats.

Ibland har ett digitalt telefonsystem också professionella callcenterfunktioner. Med professionella callcenterfunktioner distribueras samtal automatiskt till agenter. Grunden för dirigering inkluderar vanligtvis kundmenyval och förutbestämda agentfärdighetsuppsättningar. Professionella callcenterfunktioner inkluderar också rapportering om sådana saker som samtalstider och kundnöjdhet för att mäta kvaliteten på tjänsten. Många system registrerar automatiskt samtal så att chefer kan granska konversationer och övervaka tjänsten.

Ett digitalt telefonsystem kan vara kostsamt att förvärva men har flera affärsfördelar. Digitala system kan öka produktiviteten, effektiviteten och kundnöjdheten genom att automatiskt dirigera samtal till de mest kvalificerade individerna i callcenter-inställningar. System som använder VoIP kan eliminera avgifter för långdistanssamtal. E-post- och webbintegrationsfunktioner gör det enklare för anställda som arbetar från olika platser att hålla sig informerade om kommunikation och returnera samtal i tid även när de inte är på skrivbordet, och integrerade digitala telefonsystem som automatiskt visar kundkonton kan vara användbara för att förbättra försäljning och kundrelationer.