Qu'est-ce qu'un système téléphonique numérique?
Un système téléphonique numérique est un système téléphonique généralement utilisé dans les entreprises qui prend en charge des fonctionnalités telles que les postes multiples et les lignes directes; messagerie vocale unifiée, télécopie et courrier électronique; messagerie vocale; menus du clavier et réponse vocale interactive. Les systèmes prennent généralement en charge un nombre spécifié d'utilisateurs. La plupart des systèmes téléphoniques numériques utilisent le protocole de voix sur IP (VoIP), également appelé technologie de téléphonie Internet.
Le système téléphonique numérique standard comprend généralement un nombre spécifié de téléphones, avec la possibilité d’agrandir jusqu’à une capacité prédéterminée. Il comprend la possibilité d’utiliser des postes ou des lignes directes pour composer chaque numéro, la reconnaissance des entrées au clavier pour les appels entrants et la fonction de radiomessagerie pour les communications internes. La plupart des systèmes incluent également la possibilité d'utiliser de la musique d'attente. Certains utilisent la musique préréglée en attente, tandis que d'autres peuvent jouer de la musique en attente à partir de sources numériques personnalisées. Presque tous les systèmes téléphoniques numériques ont la capacité d’enregistrer et de gérer la messagerie vocale.
Un système téléphonique numérique plus avancé peut avoir des caractéristiques spéciales telles que la notification par courrier électronique des appels manqués et des messages vocaux. Les e-mails de notification de messagerie vocale permettent généralement la lecture audio de messages vocaux. Certains systèmes de téléphonie numérique disposent de centres de gestion Web où les utilisateurs peuvent consulter les appels, écouter des messages vocaux, enregistrer et supprimer des messages, accéder aux appels et passer des appels à l’aide d’un annuaire d’entreprise et consulter automatiquement les données du compte client lorsqu’ils passent ou reçoivent des appels d’un client. Les systèmes numériques avancés peuvent également avoir des capacités de réponse vocale interactives afin que les appelants puissent utiliser les commandes vocales pour naviguer dans les menus des appels au lieu de devoir utiliser un clavier téléphonique.
Parfois, un système téléphonique numérique dispose également de capacités de centre d'appels professionnelles. Grâce aux capacités des centres d'appels professionnels, les appels sont automatiquement distribués aux agents. La base de l'acheminement comprend généralement les choix de menu du client et les spécifications de compétences de l'agent pré-assignées. Les capacités professionnelles des centres d'appels incluent également la création de rapports sur des éléments tels que la durée des appels et la satisfaction du client afin de mesurer la qualité du service. De nombreux systèmes enregistrent automatiquement les appels afin que les responsables puissent examiner les conversations et surveiller le service.
L’achat d’un système téléphonique numérique peut être coûteux, mais présente plusieurs avantages commerciaux. Les systèmes numériques peuvent augmenter la productivité, l'efficacité et la satisfaction de la clientèle en acheminant automatiquement les appels aux personnes les plus qualifiées dans les paramètres de centre d'appels. Les systèmes qui utilisent la VoIP peuvent éliminer les frais d’appel longue distance. Les fonctionnalités d'intégration Web et courrier électronique permettent aux employés travaillant dans différents lieux de rester informés des communications et de renvoyer les appels rapidement même lorsqu'ils ne sont pas à leur bureau. Des systèmes téléphoniques numériques intégrés affichant automatiquement les comptes clients peuvent s'avérer utiles. pour améliorer les ventes et les relations clients.