Hvad er et digitalt telefonsystem?

Et digitalt telefonsystem er et telefonsystem, der typisk bruges i virksomheder, der understøtter sådanne funktioner som flere udvidelser og direkte linjer; samlet tale-, fax- og e-mail-besked; stemmemeddelelser; tastaturindgangsmenuer og interaktiv stemmesvar. Systemer understøtter normalt et specificeret antal brugere. De fleste digitale telefonsystemer bruger Voice over Internet Protocol (VoIP), også kendt som Internet-telefonteknologi.

Det standard digitale telefonsystem inkluderer normalt et specificeret antal telefoner med mulighed for at udvide sig op til en forudbestemt kapacitet. Det inkluderer muligheden for at bruge udvidelser eller direkte linjer til at ringe til hver telefon, tastaturindtastningsgenkendelse til indgående opkald og personsøgerfunktioner til intern kommunikation. De fleste systemer inkluderer også muligheden for at bruge holdmusik. Nogle bruger forudindstillet holdmusik, mens andre kan afspille holdmusik fra brugerdefinerede digitale kilder. Næsten alle digitale telefonsystemer har muligheden for at optage og administrere voicemail.

Et mere avanceret digitalt telefonsystem kan have specielle funktioner som e-mail-meddelelse om ubesvarede opkald og stemmemeddelelser. E-mail til besked om stemmemelding tillader normalt lydafspilning af stemmemeddelelser. Nogle digitale telefonsystemer har webadministrationscentre, hvor brugere kan gennemgå opkald, lytte til stemmemeddelelser, gemme og slette beskeder, få adgang til og foretage opkald ved hjælp af et firmabibliotek og automatisk se kundekontodata, når de foretager opkald til eller modtager opkald fra en kunde. Avancerede digitale systemer kan også have interaktive stemmesvarfunktioner, så opkaldere kan bruge stemmekommandoer til at navigere gennem opkaldsmenuer i stedet for at skulle bruge et telefontastatur.

Nogle gange har et digitalt telefonsystem også professionelle callcenter-muligheder. Med professionelle callcenter-funktioner distribueres opkald automatisk til agenter. Grundlaget for routing inkluderer normalt kundemenuvalg og præ-tildelte agentfærdighedsindstillinger. Professionelle callcenter-funktioner inkluderer også rapportering om ting som opkaldstider og kundetilfredshed for at måle servicekvaliteten. Mange systemer optager automatisk opkald, så ledere kan gennemgå samtaler og overvåge service.

Et digitalt telefonsystem kan være dyrt at erhverve, men har flere forretningsfordele. Digitale systemer kan øge produktiviteten, effektiviteten og kundetilfredsheden ved automatisk at dirigere opkald til de mest kvalificerede personer i call center-indstillinger. Systemer, der bruger VoIP, kan fjerne opkaldsafgifter på lang afstand. E-mail- og webintegrationsfunktioner gør det lettere for medarbejdere, der arbejder fra forskellige lokationer at holde sig informeret om kommunikation og returnere opkald på rette tid, selv når de ikke er på deres skrivebord, og integrerede digitale telefonsystemer, der automatisk viser kundekonti, kan være nyttige til forbedring af salgs- og kundeforhold.