Hva er et digitalt telefonsystem?

Et digitalt telefonsystem er et telefonsystem som vanligvis brukes i virksomheter som støtter funksjoner som flere utvidelser og direkte linjer; enhetlig tale-, faks- og e-postmelding; talemeldinger; tastaturinngangsmenyer og interaktiv stemmesvar. Systemer støtter vanligvis et spesifisert antall brukere. De fleste digitale telefonsystemer bruker Voice over Internet Protocol (VoIP), også kjent som Internett-telefonteknologi.

Det vanlige digitale telefonsystemet inkluderer vanligvis et spesifisert antall telefoner, med muligheten til å utvide seg til en forhåndsbestemt kapasitet. Det inkluderer muligheten til å bruke utvidelser eller direkte linjer for å ringe hver telefon, tastaturs oppføringsgjenkjenning for innkommende samtaler og personsøkingsfunksjoner for intern kommunikasjon. De fleste systemer inkluderer også muligheten til å bruke holdemusikk. Noen bruker forhåndsinnstilt holdmusikk, mens andre kan spille holdemusikk fra tilpassede digitale kilder. Nesten alle digitale telefonsystemer har muligheten til å registrere og administrere telefonsvarer.

Et mer avansert digitalt telefonsystem kan ha spesielle funksjoner som e-postvarsling om ubesvarte anrop og talemeldinger. E-postmeldinger om varsel om talemelding tillater vanligvis lydavspilling av talemeldinger. Noen digitale telefonsystemer har nettadministrasjonssentre der brukere kan gå gjennom samtaler, lytte til talemeldinger, lagre og slette meldinger, få tilgang til og ringe ved hjelp av en firmakatalog og automatisk se kundekontodata når de ringer til eller mottar samtaler fra en kunde. Avanserte digitale systemer kan også ha interaktive talesvarfunksjoner, slik at innringere kan bruke stemmekommandoer for å navigere gjennom anropsmenyer i stedet for å måtte bruke et telefontastatur.

Noen ganger har et digitalt telefonsystem også profesjonelle kundesenterfunksjoner. Med profesjonelle kundesenterfunksjoner distribueres samtaler automatisk til agenter. Grunnlaget for ruting inkluderer vanligvis kundemenyvalg og forhåndsdeler spesifikasjoner for agentferdigheter. Profesjonelle kundesenterfunksjoner inkluderer også rapportering om ting som anropstider og kundetilfredshet for å måle kvaliteten på tjenesten. Mange systemer registrerer samtaler automatisk slik at ledere kan gjennomgå samtaler og overvåke tjenesten.

Et digitalt telefonsystem kan være kostbart å anskaffe, men har flere forretningsfordeler. Digitale systemer kan øke produktiviteten, effektiviteten og kundetilfredsheten ved automatisk å dirigere samtaler til de mest kvalifiserte personene i innstillinger for kundesenter. Systemer som bruker VoIP, kan eliminere anropsavgifter for lang avstand. E-post- og nettintegreringsfunksjoner gjør det enklere for ansatte som jobber fra forskjellige steder å holde seg informert om kommunikasjon og returnere samtaler på en riktig måte, selv når de ikke er på pulten, og integrerte digitale telefonsystemer som automatisk viser kundekontoer kan være nyttige for å styrke salgs- og kundeforhold.