O que é um sistema de telefone digital?
Um sistema de telefone digital é um sistema telefônico normalmente usado em empresas que oferece suporte a recursos como múltiplos ramais e linhas diretas; mensagens unificadas de voz, fax e e-mail; mensagem de voz; menus de entrada do teclado e resposta de voz interativa. Os sistemas geralmente oferecem suporte a um número especificado de usuários. A maioria dos sistemas telefônicos digitais usa o protocolo VoIP (Voice over Internet Protocol), também conhecido como tecnologia telefônica da Internet.
O sistema telefônico digital padrão geralmente inclui um número especificado de telefones, com a capacidade de expandir até uma capacidade predeterminada. Inclui a capacidade de usar ramais ou linhas diretas para discar cada telefone, reconhecimento de entrada do teclado para chamadas de entrada e recursos de paginação para comunicação interna. A maioria dos sistemas também inclui a capacidade de usar músicas em espera. Alguns usam músicas em espera predefinidas, enquanto outros podem reproduzir músicas em espera de fontes digitais personalizadas. Quase todos os sistemas de telefone digital têm a capacidade de gravar e gerenciar correio de voz.
Um sistema telefônico digital mais avançado pode ter recursos especiais, como notificação por e-mail de chamadas perdidas e mensagens de voz. Os e-mails de notificação do correio de voz geralmente permitem a reprodução de áudio das mensagens de voz. Alguns sistemas de telefone digital possuem centros de gerenciamento da web, onde os usuários podem revisar chamadas, ouvir mensagens de voz, salvar e excluir mensagens, acessar e fazer chamadas usando um diretório da empresa e ver automaticamente os dados da conta do cliente ao fazer ou receber chamadas de um cliente. Os sistemas digitais avançados também podem ter recursos de resposta de voz interativa, para que os chamadores possam usar comandos de voz para navegar pelos menus de chamada, em vez de usar o teclado do telefone.
Às vezes, um sistema de telefone digital também possui recursos profissionais de call center. Com recursos profissionais de call center, as chamadas são distribuídas automaticamente aos agentes. A base do roteamento geralmente inclui opções de menu do cliente e especificações pré-atribuídas do conjunto de habilidades do agente. Os recursos profissionais de call center também incluem relatórios sobre assuntos como horários de atendimento e satisfação do cliente para medir a qualidade do serviço. Muitos sistemas gravam chamadas automaticamente para que os gerentes possam rever as conversas e monitorar o serviço.
Um sistema de telefone digital pode ser caro, mas possui vários benefícios comerciais. Os sistemas digitais podem aumentar a produtividade, a eficiência e a satisfação do cliente, roteando automaticamente as chamadas para as pessoas mais qualificadas nas configurações da central de atendimento. Os sistemas que usam VoIP podem eliminar as tarifas de chamadas de longa distância. Os recursos de integração de e-mail e Web tornam mais fácil para os funcionários que trabalham em vários locais manterem-se informados sobre as comunicações e retornarem as chamadas em tempo hábil, mesmo quando não estão em suas mesas, e os sistemas telefônicos digitais integrados que exibem automaticamente as contas dos clientes podem ser úteis. para melhorar as vendas e os relacionamentos com os clientes.