¿Cómo elijo el mejor software de oficina virtual?
Al elegir el software de oficina virtual, debe considerar la naturaleza de su negocio y las tareas que debe realizar a diario. Si trabaja solo, necesitará algunos conceptos básicos, como software de correo electrónico, software de procesamiento de texto, software de base de datos, protección contra virus y un programa de utilidad. Si trabaja en un entorno de equipo o necesita comunicarse con los empleados, es posible que deba buscar funciones adicionales, como la mensajería instantánea y el almacenamiento central de archivos.
Un buen programa de correo electrónico es una aplicación importante a tener en cuenta al comprar software de oficina virtual. Algunos proveedores de servicios de Internet (ISP) proporcionan un programa de correo electrónico, pero un programa de correo independiente puede ser mejor. Esto es especialmente cierto si necesita funciones adicionales como enviar respuestas automáticas. La mayoría de los programas de correo electrónico se pueden descargar de forma gratuita o como parte del sistema operativo.
El software de la oficina virtual debe incluir un programa de procesamiento de texto. Hay bastantes opciones para elegir. Algunos programas de procesamiento de texto se pueden descargar como parte de un paquete gratuito, por lo que un buen programa de procesamiento de texto no tiene que ser costoso. Algunos sistemas operativos incluyen programas de procesamiento de texto muy básicos, pero si administra una empresa, es posible que necesite algo con características adicionales.
Si se encuentra en una industria en la que necesita acceso a la información rápidamente o donde necesita organizar y almacenar grandes cantidades de datos, entonces un programa de base de datos debe formar parte de su software de oficina virtual. Algunos propietarios de negocios configuran listas para usar con fines de marketing, y el software de base de datos lo facilita. Los programas de bases de datos se pueden comprar como parte de un paquete de software o se pueden descargar como software gratuito.
La protección antivirus es otro aspecto importante del funcionamiento de una oficina virtual. Si necesita mantener sus datos seguros, debe invertir en un buen programa de protección antivirus. Los programas de protección antivirus también pueden presentar firewalls integrados que brindan protección adicional. Si envía archivos de un lado a otro o usa el correo electrónico, entonces debe invertir en la protección contra virus.
Los programas de utilidad pueden optimizar el rendimiento de su computadora y deben considerarse al invertir en software de oficina virtual. Un buen programa de utilidad facilitará el inicio de tareas relacionadas con el rendimiento, como limpiar el registro, eliminar archivos temporales y eliminar cookies. Este tipo de software se puede comprar como una aplicación independiente o se puede descargar como software gratuito.
Si trabaja con un equipo o tiene empleados virtuales, debe adquirir un programa de mensajería instantánea como parte de la configuración de su oficina virtual. Esta es una característica muy importante cuando necesita estar en contacto constante con un miembro de su equipo porque los mensajes se pueden intercambiar en tiempo real. Un programa como este también ahorra en llamadas telefónicas ya que la mayoría de los mensajeros instantáneos ofrecen la opción de chat de voz. La conferencia grupal también se puede hacer usando programas de mensajería instantánea.
El almacenamiento central de archivos es muy importante cuando se trabaja como parte de un equipo, especialmente si cada miembro está trabajando desde una ubicación diferente. Los archivos se pueden almacenar en línea, lo que proporciona un fácil acceso a información importante. Esto no solo ahorra tiempo, sino que permite a cada usuario trabajar desde cualquier lugar siempre que tenga acceso a la base de datos. Las aplicaciones de software como servicio (SaaS) a menudo tienen esta característica, lo que permite a los usuarios acceder al software utilizando su conexión a Internet.