Hur väljer jag den bästa virtuella kontorsprogramvaran?
När du väljer virtuell kontorsprogramvara bör du beakta arten av ditt företag och de uppgifter du behöver utföra dagligen. Om du arbetar ensam behöver du några grunder, till exempel e-postprogramvara, ordbehandlingsprogram, databasprogramvara, virusskydd och ett verktygsprogram. Om du arbetar i en gruppmiljö eller behöver kommunicera med anställda kan du behöva leta efter ytterligare funktioner, till exempel snabbmeddelanden och central fillagring.
Ett bra e-postprogram är en viktig applikation att leta efter när du köper virtuell kontorsprogramvara. Vissa Internetleverantörer erbjuder ett e-postprogram, men ett fristående e-postprogram kan vara bättre. Detta gäller särskilt om du behöver extra funktioner som att skicka automatiserade svar. De flesta e-postprogram kan laddas ner gratis eller komma som en del av operativsystemet.
Programvara för virtuellt kontor bör innehålla ett ordbehandlingsprogram. Det finns ganska många alternativ att välja mellan. Vissa ordbehandlingsprogram kan laddas ner som en del av ett freeware-paket, så ett bra ordbehandlingsprogram behöver inte vara dyrt. Vissa operativsystem innehåller mycket grundläggande ordbehandlingsprogram, men om du driver ett företag kan du behöva något med ytterligare funktioner.
Om du är i en bransch där du snabbt behöver tillgång till information eller där du behöver organisera och lagra stora mängder data, bör ett databasprogram utgöra en del av din virtuella kontorsprogramvara. Vissa företagare skapar listor som ska användas för marknadsföringsändamål, och databasprogramvara gör det enkelt. Databasprogram kan köpas som en del av ett programvarupaket eller kan laddas ner som freeware.
Virusskydd är en annan viktig aspekt av att driva ett virtuellt kontor. Om du behöver hålla dina data säkra, bör du investera i ett bra virusskyddsprogram. Virusskyddsprogram kan också innehålla inbyggda brandväggar som ger extra skydd. Om du skickar filer fram och tillbaka eller använder e-post, bör du investera i virusskydd.
Verktygsprogram kan optimera datorns prestanda och bör beaktas när du investerar i virtuell kontorsprogramvara. Ett bra verktygsprogram gör det enkelt att starta prestationsrelaterade uppgifter som att rensa upp registret, ta bort tillfälliga filer och ta bort cookies. Denna typ av programvara kan köpas som en fristående applikation eller kan laddas ner som freeware.
Om du arbetar med ett team eller har virtuella anställda bör du skaffa ett snabbmeddelandeprogram som en del av din virtuella kontorsinstallation. Detta är en mycket viktig funktion när du måste vara i ständig kontakt med en medlem av ditt team eftersom meddelanden kan utbytas i realtid. Ett sådant program sparar också på telefonsamtal eftersom de flesta snabbmeddelanden erbjuder möjligheten att röstchatt. Gruppkonferenser kan också göras med hjälp av snabbmeddelandeprogram.
Central fillagring är mycket viktigt när man arbetar som en del av ett team, särskilt om varje medlem arbetar från en annan plats. Filer kan lagras online, vilket ger enkel tillgång till viktig information. Detta sparar inte bara tid utan gör det möjligt för varje användare att arbeta var som helst så länge han eller hon har tillgång till databasen. Programvara som en tjänst (SaaS) -applikationer har ofta den här funktionen, vilket gör att användare kan komma åt programvaran med sin Internet-anslutning.