Como escolho o melhor software de escritório virtual?
Ao escolher o software de escritório virtual, considere a natureza do seu negócio e as tarefas que você precisa executar diariamente. Se você trabalha sozinho, precisará de alguns princípios básicos, como software de email, software de processamento de texto, software de banco de dados, proteção contra vírus e um programa utilitário. Se você trabalha em um ambiente de equipe ou precisa se comunicar com os funcionários, pode ser necessário procurar recursos adicionais, como mensagens instantâneas e armazenamento central de arquivos.
Um bom programa de email é um aplicativo importante a ser procurado na compra de software de escritório virtual. Alguns provedores de serviços de Internet (ISPs) fornecem um programa de email, mas um programa de email independente pode ser melhor. Isso é especialmente verdade se você precisar de recursos extras, como o envio de respostas automatizadas. A maioria dos programas de e-mail pode ser baixada gratuitamente ou fazer parte do sistema operacional.
O software do escritório virtual deve incluir um programa de processamento de texto. Existem algumas opções para você escolher. Alguns programas de processamento de texto podem ser baixados como parte de um pacote de freeware; portanto, um bom programa de processamento de texto não precisa ser caro. Alguns sistemas operacionais incluem programas de processamento de texto muito básicos, mas se você administra uma empresa, pode precisar de algo com recursos adicionais.
Se você está em um setor em que precisa acessar rapidamente as informações ou em que precisa organizar e armazenar grandes quantidades de dados, um programa de banco de dados deve fazer parte do software do escritório virtual. Alguns empresários configuram listas a serem usadas para fins de marketing, e o software de banco de dados facilita isso. Os programas de banco de dados podem ser comprados como parte de um pacote de software ou podem ser baixados como freeware.
A proteção contra vírus é outro aspecto importante da administração de um escritório virtual. Se você precisar manter seus dados seguros, invista em um bom programa de proteção contra vírus. Os programas de proteção contra vírus também podem incluir firewalls internos que oferecem proteção adicional. Se você enviar e receber arquivos ou usar e-mail, invista na proteção contra vírus.
Os programas utilitários podem otimizar o desempenho do seu computador e devem ser considerados ao investir em software de escritório virtual. Um bom programa utilitário facilitará o início de tarefas relacionadas ao desempenho, como limpar o registro, remover arquivos temporários e excluir cookies. Este tipo de software pode ser adquirido como um aplicativo independente ou pode ser baixado como freeware.
Se você trabalha com uma equipe ou possui funcionários virtuais, deve adquirir um programa de mensagens instantâneas como parte da configuração do escritório virtual. Esse é um recurso muito importante quando você precisa estar em contato constante com um membro da sua equipe, porque as mensagens podem ser trocadas em tempo real. Um programa como esse também economiza em chamadas telefônicas, pois a maioria dos mensageiros instantâneos oferece a opção de bate-papo por voz. A conferência em grupo também pode ser feita usando programas de mensagens instantâneas.
O armazenamento central de arquivos é muito importante ao trabalhar como parte de uma equipe, especialmente se cada membro estiver trabalhando em um local diferente. Os arquivos podem ser armazenados online, fornecendo acesso fácil a informações importantes. Isso não apenas economiza tempo, mas permite que cada usuário trabalhe de qualquer lugar, desde que tenha acesso ao banco de dados. Os aplicativos de software como serviço (SaaS) geralmente possuem esse recurso, permitindo que os usuários acessem o software usando sua conexão com a Internet.