Quais são as melhores dicas para implementação de processos de negócios?
A implementação de processos de negócios é uma função na qual proprietários e gerentes de negócios fazem alterações específicas em uma empresa. A mudança é uma força que ocorre naturalmente no ambiente de negócios. As empresas devem desenvolver um sistema pelo qual possam implementar mudanças com relativa facilidade, sem causar grandes interrupções nas operações atuais. John P. Kotter, professor americano da Harvard Business School, desenvolveu um sistema específico para gerenciamento de mudanças nos negócios. Suas etapas incluem um aumento percebido da urgência, a formação de uma equipe, a definição da visão, a comunicação, a capacitação dos funcionários para agir, a definição de metas de curto prazo, a busca por metas e a manutenção de mudanças durante a implementação do processo de negócios.
Para criar um senso de urgência durante a implementação do processo de negócios, proprietários e gerentes devem incentivar os funcionários a trabalhar rapidamente ao concluir várias tarefas e atividades sem pular detalhes ou outras etapas importantes. Isso ajuda a todos a manter o foco durante um período potencialmente louco durante as operações comerciais.
A definição de uma visão geralmente vem do proprietário de uma empresa. Esse indivíduo é responsável por colocar todos na mesma página e ajudar a fornecer a voz da razão durante a implementação do processo de negócios.
A comunicação é extremamente importante durante uma mudança nas operações comerciais. Gerentes e funcionários de nível inferior devem entender completamente suas funções no processo para ter uma imagem clara do resultado final. Proprietários de empresas e gerentes de nível executivo devem se preparar para receber comentários ao verificar a implementação de processos de negócios.
Capacitar os funcionários pode significar dar-lhes algum nível de autonomia ao tomar decisões ou concluir tarefas. Isso pode ajudar a evitar o microgerenciamento, o que tende a retardar o processo de mudança de negócios. Fornecer aos funcionários um esboço claro de suas tarefas também pode ajudar a criar um processo de implementação que flua sem problemas, para que eles não tenham nenhum tempo de inatividade em que não tenham nenhuma tarefa comercial a concluir.
A implementação de processos de negócios geralmente funciona melhor quando metas pequenas e de curto prazo são definidas para todo o processo. Os empresários e gerentes podem se concentrar em atingir essas metas ou objetivos com os funcionários e passar para a próxima. Isso ajuda a evitar o desânimo, o que pode resultar na incapacidade de concluir tarefas que facilitam o processo geral. Isso se encaixa no próximo passo, buscando atingir as metas. Metas grandes e abrangentes, envolvendo várias divisões ou departamentos, podem desacelerar o processo de implementação, desencorajando os funcionários e possivelmente resultando em um tempo de inatividade operacional mais inesperado.
Manter a mudança é importante porque proprietários, gerentes e funcionários podem voltar às suas antigas formas de concluir tarefas ou atividades. Isso pode essencialmente tornar o processo de implementação inútil, já que as empresas podem ter gastado grandes quantidades de dinheiro em mudanças desnecessárias.