Quels sont les meilleurs conseils pour la mise en œuvre de processus métier?
La mise en œuvre de processus métier est une fonction dans laquelle les propriétaires et les responsables d’entreprise apportent des modifications spécifiques à une entreprise. Le changement est une force naturelle dans l'environnement des entreprises. Les entreprises doivent mettre au point un système leur permettant d’appliquer les modifications relativement facilement sans perturber considérablement les activités actuelles. John P. Kotter, professeur américain à la Harvard Business School, a mis au point un système spécifique de gestion du changement dans les entreprises. Ses démarches incluent une augmentation urgente de la conscience, la constitution d’une équipe, la définition de la vision, la communication, la responsabilisation des employés pour agir, la définition d’objectifs à court terme, la réalisation des objectifs et le maintien du changement au cours de la mise en œuvre des processus métiers.
Pour créer un sentiment d'urgence lors de la mise en œuvre des processus métier, les propriétaires et les gestionnaires doivent encourager les employés à travailler rapidement lors de la réalisation de diverses tâches et activités sans omettre les détails ou d'autres étapes importantes. Cela aide tout le monde à rester concentré pendant une période potentiellement folle pendant les opérations commerciales.
Définir une vision vient souvent du propriétaire d’une entreprise. Cette personne est responsable de mettre tout le monde sur la même page et d’aider à donner la parole à la raison tout au long de la mise en œuvre des processus métiers.
La communication est extrêmement importante lors d’un changement d’activité. Les gestionnaires et les employés de niveau inférieur doivent bien comprendre leurs rôles dans le processus afin d'avoir une image claire du résultat final. Les propriétaires d'entreprise et les cadres supérieurs doivent se préparer à recevoir des commentaires lors de l'enregistrement de la mise en œuvre des processus métiers.
Autonomiser les employés peut signifier leur donner un certain niveau d’autonomie pour prendre des décisions ou effectuer des tâches. Cela peut aider à éviter la microgestion, qui tend à ralentir le processus de changement de l'entreprise. Donner aux employés un aperçu clair de leurs tâches peut également aider à créer un processus de mise en œuvre fluide, évitant ainsi les temps morts pour lesquels ils n'ont aucune tâche à effectuer.
La mise en œuvre de processus métiers fonctionne souvent mieux lorsque de petits objectifs à court terme sont définis tout au long du processus. Les propriétaires et les dirigeants d’entreprise peuvent se concentrer sur la réalisation de ces objectifs avec les employés et passer au suivant. Cela permet d'éviter le découragement, qui peut entraîner une incapacité à exécuter des tâches facilitant le processus global. Cela rejoint la prochaine étape, en essayant d'atteindre les objectifs. Des objectifs généraux ambitieux impliquant plusieurs divisions ou services peuvent ralentir le processus de mise en œuvre en décourageant les employés et en entraînant éventuellement des temps d'arrêt opérationnels plus imprévus.
Il est important de maintenir le changement, car les propriétaires, les gestionnaires et les employés peuvent retrouver leur ancienne manière d'accomplir des tâches ou des activités. Cela peut essentiellement rendre le processus de mise en œuvre inutile, étant donné que les entreprises peuvent avoir dépensé des sommes considérables en changements inutiles.