Quali sono i migliori consigli per l'implementazione dei processi aziendali?
L'implementazione dei processi aziendali è una funzione in cui i proprietari e i dirigenti aziendali apportano modifiche specifiche a un'azienda. Il cambiamento è una forza naturale nell'ambiente aziendale. Le aziende devono sviluppare un sistema in base al quale possono implementare le modifiche in modo relativamente semplice senza causare gravi interruzioni alle operazioni correnti. John P. Kotter, professore americano alla Harvard Business School, ha sviluppato un sistema specifico per la gestione del cambiamento negli affari. I suoi passi includono un aumento realizzativo dell'urgenza, la creazione di un team, l'impostazione della visione, della comunicazione, il potenziamento dei dipendenti per agire, la definizione di obiettivi a breve termine, la ricerca di obiettivi e il mantenimento dei cambiamenti durante l'implementazione dei processi aziendali.
Per creare un senso di urgenza durante l'implementazione dei processi aziendali, i proprietari e i gestori dovrebbero incoraggiare i dipendenti a lavorare rapidamente durante il completamento di vari compiti e attività senza saltare dettagli o altri passaggi importanti. Questo aiuta tutti a rimanere concentrati durante un periodo potenzialmente folle durante le operazioni aziendali.
L'impostazione di una visione viene spesso dal proprietario di un'azienda. Questo individuo è responsabile di mettere tutti sulla stessa pagina e aiutare a fornire la voce della ragione durante l'implementazione dei processi aziendali.
La comunicazione è estremamente importante durante un cambiamento nelle operazioni aziendali. I manager e i dipendenti di livello inferiore devono comprendere appieno i loro ruoli nel processo in modo da avere un quadro chiaro del risultato finale. I proprietari delle imprese e i dirigenti di livello esecutivo devono prepararsi al feedback al momento del check-in sull'implementazione dei processi aziendali.
Responsabilizzare i dipendenti può significare dare loro un certo livello di autonomia quando prendono decisioni o completano compiti lavorativi. Questo può aiutare a evitare la microgestione, che tende a rallentare il processo di cambiamento aziendale. Dare ai dipendenti un quadro chiaro per le loro attività lavorative può anche aiutare a creare un processo di implementazione scorrevole in modo da non avere tempi di inattività in cui non hanno attività commerciali da completare.
L'implementazione dei processi aziendali spesso funziona meglio quando sono previsti piccoli obiettivi a breve termine durante l'intero processo. I proprietari e i dirigenti delle imprese possono concentrarsi sul raggiungimento di tali obiettivi o obiettivi con i dipendenti e passare al successivo. Questo aiuta a evitare lo scoraggiamento, che può comportare l'incapacità di completare le attività che facilitano il processo complessivo. Questo si intreccia con il passo successivo, sforzandosi di raggiungere gli obiettivi. Obiettivi generali di grandi dimensioni che coinvolgono più divisioni o dipartimenti possono rallentare il processo di implementazione scoraggiando i dipendenti e comportando tempi di inattività operativi più imprevisti.
Mantenere il cambiamento è importante perché proprietari, manager e dipendenti possono ricadere nei loro vecchi modi di completare compiti o attività. Ciò può essenzialmente rendere inutile il processo di implementazione, poiché le aziende potrebbero aver speso ingenti somme di denaro per cambiamenti inutili.