Hoe kies ik de beste Virtual Office-software?
Bij het kiezen van virtuele kantoorsoftware moet u rekening houden met de aard van uw bedrijf en de taken die u dagelijks moet uitvoeren. Als u alleen werkt, hebt u een paar basisprincipes nodig, zoals e-mailsoftware, tekstverwerkingssoftware, databasesoftware, virusbescherming en een hulpprogramma. Als u in een teamomgeving werkt of met werknemers moet communiceren, moet u mogelijk op zoek gaan naar extra functies, zoals instant messaging en centrale bestandsopslag.
Een goed e-mailprogramma is een belangrijke toepassing waar u op moet letten bij de aankoop van virtuele kantoorsoftware. Sommige internetproviders bieden een e-mailprogramma, maar een zelfstandig e-mailprogramma kan beter zijn. Dit geldt met name als u extra functies nodig hebt, zoals het verzenden van geautomatiseerde antwoorden. De meeste e-mailprogramma's kunnen gratis worden gedownload of zijn onderdeel van het besturingssysteem.
Virtuele kantoorsoftware moet een tekstverwerkingsprogramma bevatten. Er zijn nogal wat opties om uit te kiezen. Sommige tekstverwerkingsprogramma's kunnen worden gedownload als onderdeel van een freeware-pakket, dus een goed tekstverwerkingsprogramma hoeft niet duur te zijn. Sommige besturingssystemen bevatten zeer eenvoudige tekstverwerkingsprogramma's, maar als u een bedrijf runt, heeft u mogelijk iets nodig met extra functies.
Als u zich in een branche bevindt waar u snel toegang tot informatie nodig hebt of waar u grote hoeveelheden gegevens moet organiseren en opslaan, moet een databaseprogramma deel uitmaken van uw virtuele kantoorsoftware. Sommige bedrijfseigenaren stellen lijsten in voor marketingdoeleinden, en databasesoftware maakt dit gemakkelijk. Databaseprogramma's kunnen worden gekocht als onderdeel van een softwarepakket of kunnen worden gedownload als freeware.
Virusbescherming is een ander belangrijk aspect van het runnen van een virtueel kantoor. Als u uw gegevens veilig wilt houden, moet u investeren in een goed antivirusprogramma. Programma's voor virusbescherming kunnen ook ingebouwde firewalls hebben die extra bescherming bieden. Als u bestanden heen en weer verzendt of e-mail gebruikt, moet u investeren in virusbescherming.
Hulpprogramma's kunnen de prestaties van uw computer optimaliseren en moeten worden overwogen bij het investeren in virtuele kantoorsoftware. Een goed hulpprogramma zal het gemakkelijk maken om prestatiegerelateerde taken te starten, zoals het register opschonen, tijdelijke bestanden verwijderen en cookies verwijderen. Dit type software kan worden gekocht als een zelfstandige toepassing of kan worden gedownload als freeware.
Als u met een team werkt of virtuele werknemers hebt, moet u een instant messenger-programma aanschaffen als onderdeel van uw virtuele kantoorconfiguratie. Dit is een zeer belangrijke functie wanneer u voortdurend contact moet hebben met een lid van uw team, omdat berichten in realtime kunnen worden uitgewisseld. Een programma als dit bespaart ook op telefoongesprekken, aangezien de meeste instant messengers de optie van voicechat bieden. Groepsvergaderingen kunnen ook worden gedaan met behulp van instant messenger-programma's.
Centrale bestandsopslag is erg belangrijk wanneer u in een team werkt, vooral als elk lid vanaf een andere locatie werkt. Bestanden kunnen online worden opgeslagen, waardoor u eenvoudig toegang hebt tot belangrijke informatie. Dit bespaart niet alleen tijd, maar stelt elke gebruiker in staat om overal te werken, zolang hij of zij toegang heeft tot de database. Software as a service (SaaS) -applicaties hebben vaak deze functie, waardoor gebruikers toegang hebben tot de software via hun internetverbinding.