Hvordan velger jeg den beste virtuelle kontorprogramvaren?

Når du velger virtuell kontorprogramvare, bør du vurdere arten av virksomheten din og oppgavene du trenger å utføre på daglig basis. Hvis du jobber alene, trenger du noen få grunnleggende elementer, for eksempel e-postprogramvare, tekstbehandlingsprogramvare, databaseprogramvare, virusbeskyttelse og et verktøy. Hvis du jobber i et teammiljø eller trenger å kommunisere med ansatte, kan det hende du må se etter ytterligere funksjoner, for eksempel direktemeldinger og sentral fillagring.

Et godt e-postprogram er en viktig applikasjon å se etter når du kjøper virtuell kontorprogramvare. Noen Internett-leverandører tilbyr et e-postprogram, men et frittstående postprogram kan være bedre. Dette gjelder spesielt hvis du trenger ekstra funksjoner som å sende automatiserte svar. De fleste e-postprogrammer kan lastes ned gratis eller komme som en del av operativsystemet.

Programvare for virtuelt kontor bør inneholde et tekstbehandlingsprogram. Det er mange alternativer å velge mellom. Noen tekstbehandlingsprogrammer kan lastes ned som en del av en freeware-pakke, så et godt tekstbehandlingsprogram trenger ikke å være dyrt. Noen operativsystemer inneholder helt grunnleggende tekstbehandlingsprogrammer, men hvis du driver en bedrift, kan det hende du trenger noe med tilleggsfunksjoner.

Hvis du er i en bransje hvor du raskt trenger tilgang til informasjon eller hvor du trenger å organisere og lagre store datamengder, bør et databaseprogram være en del av den virtuelle kontorprogramvaren din. Noen bedriftseiere setter opp lister som skal brukes til markedsføringsformål, og databaseprogramvare gjør dette enkelt. Databaseprogrammer kan kjøpes som en del av en programvarepakke eller kan lastes ned som freeware.

Virusbeskyttelse er et annet viktig aspekt ved å drive et virtuelt kontor. Hvis du trenger å holde dataene dine sikre, bør du investere i et godt virusbeskyttelsesprogram. Virusbeskyttelsesprogrammer kan også inneholde innebygde brannmurer som gir ekstra beskyttelse. Hvis du sender filer frem og tilbake eller bruker e-post, bør du investere i virusbeskyttelse.

Hjelpeprogrammer kan optimalisere datamaskinens ytelse og bør tas i betraktning når du investerer i virtuell kontorprogramvare. Et godt verktøy vil gjøre det enkelt å starte ytelsesrelaterte oppgaver som å rydde opp i registeret, fjerne midlertidige filer og slette informasjonskapsler. Denne typen programvare kan kjøpes som et frittstående program eller kan lastes ned som freeware.

Hvis du jobber med et team eller har virtuelle ansatte, bør du skaffe deg et direktemeldingsprogram som en del av ditt virtuelle kontoroppsett. Dette er en veldig viktig funksjon når du trenger å være i kontinuerlig kontakt med et medlem av teamet ditt fordi meldinger kan utveksles i sanntid. Et program som dette sparer også på telefonsamtaler siden de fleste direktemeldinger tilbyr muligheten til stemmechat. Gruppekonferanser kan også gjøres ved hjelp av direktemeldingsprogrammer.

Sentral fillagring er veldig viktig når du jobber som en del av et team, spesielt hvis hvert medlem jobber fra et annet sted. Filer kan lagres på nettet, noe som gir enkel tilgang til viktig informasjon. Dette sparer ikke bare tid, men gjør det mulig for hver bruker å jobbe hvor som helst så lenge han eller hun har tilgang til databasen. Programvare som en tjeneste (SaaS) -applikasjoner har ofte denne funksjonen, slik at brukere kan få tilgang til programvaren ved å bruke sin internettforbindelse.