Jak si mohu vybrat nejlepší virtuální kancelářský software?
Při výběru virtuálního kancelářského softwaru byste měli brát v úvahu povahu vaší firmy a úkoly, které musíte denně provádět. Pokud pracujete sami, budete potřebovat několik základních funkcí, jako je e-mailový software, software pro zpracování textu, databázový software, antivirová ochrana a obslužný program. Pokud pracujete v týmovém prostředí nebo potřebujete-li komunikovat se zaměstnanci, možná budete muset hledat další funkce, například rychlé zasílání zpráv a centrální ukládání souborů.
Dobrý e-mailový program je důležitou aplikací, kterou je třeba při nákupu virtuálního kancelářského softwaru hledat. Někteří poskytovatelé internetových služeb (ISP) poskytují e-mailový program, ale samostatný poštovní program může být lepší. To platí zejména, pokud potřebujete další funkce, jako je odesílání automatických odpovědí. Většina e-mailových programů lze stáhnout zdarma nebo je součástí operačního systému.
Virtuální kancelářský software by měl zahrnovat program pro zpracování textu. Existuje několik možností, ze kterých si můžete vybrat. Některé programy pro zpracování textu lze stáhnout jako součást freewarového balíčku, takže dobrý program pro zpracování textu nemusí být drahý. Některé operační systémy obsahují velmi základní programy pro zpracování textu, ale pokud provozujete firmu, možná budete potřebovat něco s dalšími funkcemi.
Pokud jste v oboru, kde potřebujete rychlý přístup k informacím nebo potřebujete organizovat a ukládat velké množství dat, měl by být součástí vašeho virtuálního kancelářského softwaru databázový program. Někteří vlastníci firem nastavují seznamy, které mají být použity pro marketingové účely, a databázový software to usnadňuje. Databázové programy lze zakoupit jako součást softwarového balíčku nebo je lze stáhnout jako freeware.
Ochrana proti virům je dalším důležitým aspektem spuštění virtuální kanceláře. Pokud potřebujete uchovat svá data v bezpečí, měli byste investovat do dobrého antivirového programu. Programy antivirové ochrany mohou také obsahovat vestavěné brány firewall, které poskytují zvýšenou ochranu. Pokud odesíláte soubory sem a tam nebo používáte e-mail, měli byste investovat do antivirové ochrany.
Obslužné programy mohou optimalizovat výkon počítače a měly by být brány v úvahu při investování do virtuálního kancelářského softwaru. Dobrý obslužný program usnadní zahájení úloh souvisejících s výkonem, jako je vyčištění registru, odstranění dočasných souborů a odstranění souborů cookie. Tento typ softwaru lze zakoupit jako samostatnou aplikaci nebo jej lze stáhnout jako freeware.
Pokud pracujete s týmem nebo máte virtuální zaměstnance, měli byste si v rámci nastavení virtuální kanceláře zakoupit program pro zasílání okamžitých zpráv. Toto je velmi důležitá funkce, když musíte být v neustálém kontaktu se členem vašeho týmu, protože zprávy lze vyměňovat v reálném čase. Takový program také šetří telefonní hovory, protože většina instant messengerů nabízí možnost hlasového chatu. Skupinové konference lze také provést pomocí programů pro zasílání okamžitých zpráv.
Centrální úložiště souborů je velmi důležité při práci jako součást týmu, zejména pokud každý člen pracuje z jiného umístění. Soubory lze ukládat online a poskytují snadný přístup k důležitým informacím. To nejen šetří čas, ale umožňuje každému uživateli pracovat odkudkoli, pokud má přístup do databáze. Softwarové aplikace jako služba (SaaS) mají tuto funkci často a umožňují uživatelům přístup k softwaru pomocí jejich internetového připojení.