Jak si mohu vybrat nejlepší software pro virtuální kancelář?
Při výběru virtuálního kancelářského softwaru byste měli zvážit povahu svého podnikání a úkoly, které musíte denně provádět. Pokud pracujete samostatně, budete potřebovat několik základů, jako je e-mailový software, software pro zpracování textu, databázový software, ochrana virů a obslužný program. Pokud pracujete v týmovém prostředí nebo potřebujete komunikovat se zaměstnanci, možná budete muset hledat další funkce, jako je rychlé zasílání zpráv a centrální ukládání souborů. Někteří poskytovatelé internetových služeb (ISP) poskytují e-mailový program, ale samostatný poštovní program může být lepší. To platí zejména, pokud potřebujete další funkce, jako je odesílání automatizovaných odpovědí. Většina e-mailových programů lze stáhnout zdarma nebo přijít jako součást operačního systému. Existuje několik možností na výběr. Nějaké slovní postupProgramy SSING lze stáhnout jako součást freewarového balíčku, takže dobrý program zpracování textu nemusí být drahý. Některé operační systémy zahrnují velmi základní programy zpracování textu, ale pokud provozujete firmu, možná budete potřebovat něco s dalšími funkcemi.
Pokud jste v průmyslu, kde potřebujete přístup k informacím rychle nebo kde potřebujete uspořádat a ukládat velké množství dat, měl by databázový program tvořit součást vašeho virtuálního kancelářského softwaru. Někteří majitelé podniků vytvořili seznamy pro použití pro marketingové účely a databázový software to usnadňuje. Databázové programy lze zakoupit jako součást softwarového balíčku nebo si lze stáhnout jako freeware.
Ochrana virů je dalším důležitým aspektem provozování virtuální kanceláře. Pokud potřebujete udržovat svá data zabezpečená, měli byste investovat do dobrého programu ochrany virů. Programy ochrany virů mohou also Hlavní vestavěné brány firewall, které poskytují další ochranu. Pokud posíláte soubory tam a zpět nebo používáte e-mail, měli byste investovat do ochrany virů.
Utility Programy mohou optimalizovat výkon vašeho počítače a měly by být zváženy při investování do virtuálního kancelářského softwaru. Dobrý obslužný program usnadní zahájení úkolů souvisejících s výkonem, jako je čištění registru, odstranění dočasných souborů a odstranění souborů cookie. Tento typ softwaru lze zakoupit jako samostatnou aplikaci nebo jej lze stáhnout jako freeware.
Pokud pracujete s týmem nebo máte virtuální zaměstnance, měli byste v rámci nastavení virtuální kanceláře získat program Instant Messenger. Toto je velmi důležitá funkce, když musíte být v neustálém kontaktu s členem vašeho týmu, protože zprávy lze vyměnit v reálném čase. Takový program také ušetří telefonní hovory, protože většina okamžitých poslů nabízí možnost hlasového chatu. Skupinové konference lze také provést pomocí vProgramy Stant Messenger.
Úložiště pro soubor je velmi důležité při práci jako součást týmu, zejména pokud každý člen pracuje z jiného místa. Soubory lze ukládat online a poskytovat snadný přístup k důležitým informacím. To nejen šetří čas, ale umožňuje každému uživateli pracovat odkudkoli, pokud má přístup k databázi. Aplikace softwaru jako služby (SaaS) mají tuto funkci často, což uživatelům umožňuje přístup k softwaru pomocí jejich připojení k internetu.