¿Cómo creo un flujo de trabajo simple?

Un flujo de trabajo es una secuencia de actividades que se ha diseñado cuidadosamente para que un trabajo sea fácil y eficiente. Un flujo de trabajo puede involucrar todo el proceso de producción o ser una secuencia utilizada por un individuo. Un flujo de trabajo simple a menudo será el flujo de trabajo utilizado por un individuo para una tarea limitada, o el flujo de trabajo de un proyecto muy contenido en el que participan varias personas. Mientras que algunos flujos de trabajo simples están diseñados para emplear tecnología, otros son empleados por personas sin computadoras u otros dispositivos similares. Al diseñar un flujo de trabajo simple, hay algunas consideraciones básicas para reflexionar.

Una de las decisiones clave sobre un flujo de trabajo simple es si se debe usar actividad paralela o lineal. Por ejemplo, suponga que tiene una pequeña empresa con cinco empleados y tiene que enviar un correo y no tiene equipos sofisticados. Podría tener un proceso lineal en el que el primer empleado rellena el sobre, el segundo empleado lo sella, el tercero coloca la etiqueta de dirección, el cuarto aplica un sello y el quinto lo apila en la bandeja de correo correspondiente. En este proceso, el trabajo de cada persona se simplifica porque solo tiene que pensar en una cosa, sin embargo, cada pieza de correo es manejada por cinco personas diferentes. En un proceso paralelo, los cinco empleados realizarían simultáneamente la secuencia: relleno, sellado, etiquetado, sellado y apilado, pero cada pieza de correo sería manejada por una sola persona.

A veces, dar algunos pasos ligeramente complejos por adelantado puede contribuir a crear un flujo de trabajo simple. Por ejemplo, una macro es una única instrucción de computadora que desencadena una secuencia de eventos. Al tomarse el tiempo para configurar una macro, una secuencia complicada que debe repetirse puede simplificarse enormemente.

Usar un editor de diseño para cambiar la asignación de un dispositivo de entrada de computadora, ya sea un mouse, teclado, tableta o lápiz óptico, es otra posibilidad a considerar al crear un flujo de trabajo simple. Por ejemplo, uno podría cambiar temporalmente los botones de un mouse para asignarlos a los accesos directos necesarios para llevar a cabo una tarea en particular, lo que hace innecesario ir y venir de un teclado a otro de un teclado a otro. Alternativamente, uno podría crear nuevos atajos de teclado que le permitirían controlar todas las acciones desde el teclado y evitar el mouse para una tarea en particular.