Wie erstelle ich einen einfachen Workflow?
Ein Workflow ist eine Abfolge von Aktivitäten, die sorgfältig ausgearbeitet wurden, um einen Job einfach und effizient zu gestalten. Ein Workflow kann den gesamten Produktionsprozess umfassen oder eine Sequenz sein, die von einer Person verwendet wird. Ein einfacher Workflow ist häufig der Workflow, den eine Person für eine begrenzte Aufgabe verwendet, oder der Workflow eines sehr abgeschlossenen Projekts, an dem mehrere Personen beteiligt sind. Während einige einfache Workflows auf den Einsatz von Technologie ausgelegt sind, werden andere von Personen ohne Computer oder andere derartige Geräte eingesetzt. Beim Entwerfen eines einfachen Workflows sind einige grundlegende Überlegungen zu berücksichtigen.
Eine der wichtigsten Entscheidungen für einen einfachen Workflow ist die Verwendung von parallelen oder linearen Aktivitäten. Angenommen, Sie haben ein kleines Unternehmen mit fünf Mitarbeitern und haben ein Mailing zum Aussteigen und keine ausgefallenen Geräte. Sie könnten einen linearen Prozess haben, bei dem der erste Mitarbeiter den Umschlag stopft, der zweite Mitarbeiter ihn versiegelt, der dritte das Adressetikett anbringt, der vierte einen Stempel anbringt und der fünfte ihn in der entsprechenden Versandschale stapelt. In diesem Prozess wird die Arbeit jeder Person rationalisiert, da sie nur über eine Sache nachdenken muss. Jedes Poststück wird jedoch von fünf verschiedenen Personen bearbeitet. In einem parallelen Prozess würden alle fünf Mitarbeiter gleichzeitig die Abläufe füllen, versiegeln, etikettieren, stempeln und stapeln, aber jedes Poststück würde nur von einer Person bearbeitet.
Manchmal kann es hilfreich sein, vorab einige etwas komplizierte Schritte auszuführen, um einen einfachen Workflow zu erstellen. Ein Makro ist beispielsweise eine einzelne Computeranweisung, die eine Folge von Ereignissen auslöst. Indem Sie sich die Zeit nehmen, ein Makro einzurichten, kann eine komplizierte Sequenz, die wiederholt werden muss, erheblich vereinfacht werden.
Die Verwendung eines Layout-Editors zum Ändern der Zuordnung für ein Computer-Eingabegerät (Maus, Tastatur, Tablet oder Stift) ist eine weitere Möglichkeit, einen einfachen Workflow zu erstellen. Beispielsweise könnte man die Schaltflächen einer Maus vorübergehend ändern, um sie den Verknüpfungen zuzuordnen, die zur Ausführung einer bestimmten Aufgabe erforderlich sind, so dass es nicht erforderlich ist, von Tastatur zu Maus zu Tastatur zu Maus zu wechseln. Alternativ können Sie neue Tastaturkürzel erstellen, mit denen Sie alle Aktionen über die Tastatur steuern und die Maus für eine bestimmte Aufgabe meiden können.