Hur skapar jag ett enkelt arbetsflöde?

Ett arbetsflöde är en sekvens av aktiviteter som tankeväckande har utformats för att göra ett jobb enkelt och effektivt. Ett arbetsflöde kan involvera hela produktionsprocessen eller vara en sekvens som används av en individ. Ett enkelt arbetsflöde är ofta det arbetsflöde som en person använder för en begränsad uppgift, eller arbetsflödet för ett mycket innehållande projekt där flera personer är involverade. Medan vissa enkla arbetsflöden är utformade för att använda teknik, används andra av personer utan datorer eller andra sådana enheter. När du utformar ett enkelt arbetsflöde finns det några grundläggande överväganden att reflektera över.

Ett av de viktigaste besluten om ett enkelt arbetsflöde är om man ska använda parallell aktivitet eller linjär aktivitet. Anta till exempel att du har ett litet företag med fem anställda och har en mailing för att komma ut och ingen snygg utrustning. Du kan ha en linjär process där den första anställden fyller kuvertet, den andra anställda förseglar det, den tredje anbringar adressetiketten, den fjärde tillämpar en stämpel och den femte staplar det i rätt postfack. I den här processen effektiviseras varje persons arbete eftersom han eller hon bara behöver tänka på en sak, men varje brev skickas av fem olika personer. I en parallell process skulle samtliga fem anställda samtidigt utföra sekvensen - fylla, försegla, märka, stämpla och stapla, men varje post skulle hanteras av endast en person.

Ibland kan det att ta några lite komplexa steg i förväg bidra till att skapa ett enkelt arbetsflöde. Till exempel är ett makro en datorinstruktion som utlöser en händelseförlopp. Genom att ta sig tid att skapa ett makro kan en komplicerad sekvens som måste upprepas förenklas kraftigt.

Att använda en layoutredigerare för att ändra kartläggningen för en datorinmatningsenhet - oavsett om det finns en mus, tangentbord, surfplatta eller pennan - är en annan möjlighet att överväga när man skapar ett enkelt arbetsflöde. Till exempel kan man tillfälligt ändra knapparna på en mus för att kartlägga dem till genvägar som behövs för att utföra en viss uppgift, vilket gör det onödigt att gå fram och tillbaka från tangentbord till mus till tangentbord till mus. Alternativt kan man skapa nya kortkommandon som gör att man kan kontrollera alla åtgärder från tangentbordet och undvika musen för en viss uppgift.