簡単なワークフローを作成するにはどうすればよいですか？

ワークフローは、仕事を簡単かつ効率的にするために考え抜かれた一連のアクティビティです。 ワークフローには、生産プロセス全体を含めることも、1人の個人が使用するシーケンスにすることもできます。 単純なワークフローは、多くの場合、限られたタスクのために個人が使用するワークフロー、または複数の人が関与する非常に包含されたプロジェクトのワークフローです。 一部のシンプルなワークフローはテクノロジーを採用するように設計されていますが、その他はコンピューターやその他のデバイスを持たない人々によって採用されています。 シンプルなワークフローを設計するとき、いくつかの基本的な考慮事項があります。

単純なワークフローに関する重要な決定事項の1つは、並列アクティビティを使用するか線形アクティビティを使用するかです。 たとえば、5人の従業員を抱える小規模ビジネスで、出かけるための郵便物があり、派手な機器がないとします。 最初の従業員が封筒を詰め、2番目の従業員が封筒を入れ、3番目が住所ラベルを貼り付け、4番目がスタンプを適用し、5番目が適切な郵送トレイにスタックする線形プロセスを使用できます。 このプロセスでは、1人のことだけを考えればよいので、各人の作業は合理化されますが、各メールは5人の異なる人によって処理されます。 並行プロセスでは、5人の従業員全員が同時にスタッフィング、封印、ラベリング、スタンプ、スタッキングのシーケンスを実行しますが、各メールは1人で処理されます。

場合によっては、事前に少し複雑な手順を踏むことで、シンプルなワークフローを作成できます。 たとえば、マクロは一連のイベントをトリガーする単一のコンピューター命令です。 マクロのセットアップに時間をかけることにより、繰り返す必要がある複雑なシーケンスを大幅に簡素化できます。

レイアウトエディターを使用して、マウス、キーボード、タブレット、スタイラスなど、コンピューターの入力デバイスのマッピングを変更することも、単純なワークフローを作成する際に検討する可能性があります。 たとえば、マウスのボタンを一時的に変更して、特定のタスクを実行するために必要なショートカットにマップし、キーボードからマウス、キーボードからマウスに移動する必要がなくなります。 あるいは、キーボードからすべてのアクションを制御し、特定のタスクでマウスを使用しないようにする新しいキーボードショートカットを作成することもできます。