Hvordan lager jeg en enkel arbeidsflyt?
En arbeidsflyt er en sekvens av aktiviteter som er tenkt gjennomtenkt for å gjøre en jobb enkel og effektiv. En arbeidsflyt kan involvere hele produksjonsprosessen eller være en sekvens som brukes av ett individ. En enkel arbeidsflyt vil ofte være arbeidsflyten som en person bruker til en begrenset oppgave, eller arbeidsflyten til et veldig inneholdt prosjekt der flere personer er involvert. Mens noen enkle arbeidsflyter er designet for å bruke teknologi, er andre ansatt av mennesker uten datamaskiner eller andre slike enheter. Når du designer en enkel arbeidsflyt, er det noen grunnleggende hensyn å reflektere over.
En av de viktigste beslutningene om en enkel arbeidsflyt er om du vil bruke parallell aktivitet eller lineær aktivitet. Anta for eksempel at du har en liten bedrift med fem ansatte og har en mailing for å komme deg ut og ikke noe fancy utstyr. Du kan ha en lineær prosess der den første ansatte stapper konvolutten, den andre ansatte forsegler den, den tredje påfører adresseetiketten, den fjerde bruker et stempel, og den femte stabler den i riktig postbrett. I denne prosessen blir hver persons arbeid strømlinjeformet fordi han eller hun bare trenger å tenke på en ting, men hvert brev blir håndtert av fem forskjellige personer. I en parallell prosess ville alle de fem ansatte samtidig utføre sekvensen - utstopping, forsegling, merking, stempling og stabling, men hvert poststykke ville bli håndtert av bare en person.
Noen ganger kan det å ta noen litt komplekse trinn på forhånd bidra til å skape en enkel arbeidsflyt. For eksempel er en makro en datamaskininstruksjon som utløser en hendelsesrekkefølge. Ved å ta deg tid til å sette opp en makro, kan en komplisert sekvens som må gjentas forenkles kraftig.
Å bruke en layoutredigerer for å endre kartleggingen for en datamaskininndataenhet - enten det er mus, tastatur, nettbrett eller pekepenn - er en annen mulighet å vurdere når du skal lage en enkel arbeidsflyt. For eksempel kunne man midlertidig endre knappene på en mus for å kartlegge dem til snarveier som er nødvendige for å utføre en bestemt oppgave, noe som gjør det unødvendig å gå frem og tilbake fra tastatur til mus til tastatur til mus. Alternativt kan man lage nye tastatursnarveier som gjør at man kan kontrollere all handling fra tastaturet og unngå musen for en bestemt oppgave.