Was ist Geschäftsprozessillustration?
Die Geschäftsprozessillustration ist eine Technik, mit der Prozessabläufe visuell dargestellt werden. Damit sollen komplexe Abläufe für den Leser verständlicher werden. Flussdiagramme, Prozessabbildungen und andere ähnliche Diagramme sind Beispiele für die Abbildung von Geschäftsprozessen.
Fertigungs- und Geschäftsprozesse können oft sehr komplex sein und viele Schritte und Funktionsbereiche enthalten. Sie können auch aus einer Reihe von Wenn-Dann-Szenarien bestehen. Dabei handelt es sich um Szenarien, bei denen der nächste Schritt in einem Prozess abhängig von der Auflösung des vorherigen Schritts variiert. Wenn diese Prozesse mündlich erklärt werden, können sie für Menschen verwirrend sein, die sie nicht täglich ausführen. Es kann für diejenigen, die versuchen, einen neuen Prozess zu erlernen, auch schwierig sein, der richtigen Kette von Ereignissen zu folgen. Die Abbildung von Geschäftsprozessen bietet die Möglichkeit, Prozessschritte in einem übersichtlichen und leicht lesbaren Format darzustellen, damit die Mitarbeiter ihnen schneller und erfolgreicher folgen können.
Das Flussdiagramm ist möglicherweise das am häufigsten verwendete Werkzeug für die Abbildung von Geschäftsprozessen. Ein grundlegendes Flussdiagramm besteht aus zwei grundlegenden Elementen: Kästen mit einer kurzen Beschreibung der Schritte und Pfeilen, die die Reihenfolge angeben, in der die Schritte ausgeführt werden sollen. Beispielsweise könnte eine Tabelle, die den Vorgang des Startens eines Autos darstellt, drei Kästchen umfassen. Der erste könnte lauten: "Stellen Sie sicher, dass das Auto geparkt ist", der nächste könnte lauten: "Schlüssel in die Zündung stecken" und der letzte könnte lauten: "Schlüssel drehen". Ein Pfeil würde zwischen dem ersten und dem zweiten Schritt und ein weiterer zwischen dem zweiten und dem dritten Schritt platziert, wobei jeder Pfeil auf den nächsten Schritt im Prozess zeigt.
Dieses Beispiel kann erweitert werden, um ein Diagramm zu erstellen, das If-Then-Szenarien enthält, indem der zweite Pfeil und das letzte Feld geändert werden. Zum Beispiel könnte es anstelle eines letzten Kästchens zwei geben, eines mit der Aufschrift "Turn Key" und eines mit der Aufschrift "Turn Key, während das Gaspedal gedrückt wird". Dies würde zwei Pfeile erfordern, die vom Schritt "Schlüssel in Zündung stecken" führen, einen für jeden alternativen Schritt. Entlang des Pfeils, der auf "Turn Key" zeigt, schreibt die Person, die das Diagramm erstellt, "wenn Ihr Auto über eine automatische Kraftstoffeinspritzung verfügt". Auf dem anderen Pfeil würde sie schreiben: "Wenn Ihr Auto keine automatische Kraftstoffeinspritzung hat."
In der Abbildung von Geschäftsprozessen wird derselbe Prozess verwendet, der zum Erstellen dieser Diagrammbeispiele verwendet wird. Es kann verwendet werden, um Flussdiagramme für einfache Prozesse zu erstellen, z. B. für die Übermittlung einer Urlaubsanfrage oder für komplexe Prozesse mit mehreren Abteilungen und Maschinen. Komplexe Diagramme können mehrere Formen oder Farben enthalten, um die Beteiligung verschiedener Personen oder Funktionsbereiche anzuzeigen oder den Benutzer auf kritische Schritte aufmerksam zu machen.