Hva er forretningsprosessillustrasjon?

Illustrasjon av forretningsprosesser er en teknikk der prosessstrømmer er representert visuelt. Hensikten er å gjøre komplekse prosesser lettere å forstå for leserne. Flytdiagrammer, prosesskart og andre lignende diagrammer er eksempler på forretningsprosessillustrasjon.

Produksjons- og forretningsprosesser kan ofte være svært kompliserte og inneholde mange trinn og funksjonelle områder. De kan også bestå av en serie hvis-da-scenarier, scenarier der neste trinn i en prosess varierer basert på oppløsningen til forrige trinn. Når de blir forklart muntlig, kan disse prosessene være forvirrende for mennesker som ikke utfører dem på daglig basis. Det kan også være vanskelig for de som prøver å lære en ny prosess å følge den rette kjeden av hendelser. Illustrasjon av forretningsprosesser gir en måte å presentere prosesstrinn i et klart, lettlest format som hjelper folk å følge dem raskere og med større grad av suksess.

Flytskjemaet kan være det mest brukte verktøyet i forretningsprosessillustrasjonen. Et grunnleggende flytdiagram består av to grunnleggende elementer: bokser som inneholder en kort beskrivelse av trinnene og pilene som viser rekkefølgen trinnene skal fullføres. For eksempel kan et diagram som illustrerer prosessen med å starte en bil bestå av tre bokser. Den første kan lese, "sørg for at bilen står i parkert utstyr," den neste kan lese, "sett inn nøkkel i tenningen," og den siste kan lese "vri-tasten." En pil vil bli plassert mellom det første trinnet og det andre, og en annen mellom det andre og det tredje, hvor hver pil peker mot neste trinn i prosessen.

Dette eksemplet kan utvides til å lage et diagram som inneholder if-da-scenarier ved å endre den andre pilen og den siste boksen. For eksempel, i stedet for en sluttboks, kan det være to, en som leser, "vri-tast" og en som sier: "vri-tast mens du trykker ned gasspedalen." Dette vil kreve to piler som fører fra "sett inn nøkkel til tenning" -trinn, en for hvert alternative trinn. Langs pilen som peker til "vri-tast", vil personen som lager kartet skrive, "hvis bilen din har automatisk drivstoffinnsprøytning." På den andre pilen, skrev hun, "hvis bilen din ikke har automatisk drivstoffinnsprøytning."

Den samme prosessen som vil bli brukt for å lage disse karteksemplene, blir brukt i forretningsprosessillustrasjon. Det kan brukes til å lage flytdiagrammer for enkle prosesser som å sende inn en forespørsel om permisjonstid eller komplekse prosesser som involverer flere avdelinger og maskiner. Komplekse diagrammer kan inneholde flere former eller fargekoding for å indikere involvering av forskjellige individer eller funksjonsområder, eller for å varsle brukeren om kritiske trinn.