Qu'est-ce qu'une illustration de processus métier?
L'illustration de processus métier est une technique par laquelle les flux de processus sont représentés visuellement. Le but est de rendre les processus complexes plus faciles à comprendre pour les lecteurs. Les organigrammes, les diagrammes de processus et d'autres diagrammes similaires sont des exemples d'illustration de processus métier.
Les processus de fabrication et de gestion peuvent souvent être extrêmement complexes et comporter de nombreuses étapes et domaines fonctionnels. Ils peuvent également consister en une série de scénarios if-then, scénarios sur lesquels l'étape suivante d'un processus varie en fonction de la résolution de l'étape précédente. Lorsqu'ils sont expliqués verbalement, ces processus peuvent être déroutants pour les personnes qui ne les exécutent pas quotidiennement. Il peut également être difficile pour ceux qui essaient d'apprendre un nouveau processus de suivre la chaîne d'événements appropriée. L'illustration des processus métiers fournit un moyen de présenter les étapes de processus dans un format clair et facile à lire qui aide les utilisateurs à les suivre plus rapidement et avec plus de succès.
L'organigramme peut être l'outil le plus couramment utilisé dans l'illustration des processus métier. Un organigramme de base comprend deux éléments de base: des zones contenant une brève description des étapes et des flèches indiquant l’ordre dans lequel elles doivent être exécutées. Par exemple, un tableau illustrant le processus de démarrage d’une voiture pourrait comporter trois cases. Le premier pourrait indiquer "Assurez-vous que la voiture est garée", le suivant pourrait indiquer "insérer la clé dans le contact" et le dernier pourrait indiquer "tourner la clé". Une flèche serait placée entre la première et la deuxième étape et une autre entre la deuxième et la troisième étape, chaque flèche pointant vers l'étape suivante du processus.
Cet exemple peut être développé pour créer un graphique intégrant des scénarios if-then en modifiant la deuxième flèche et la dernière case. Par exemple, au lieu d’une dernière case, il peut y en avoir deux, l’une qui se lit "clé en main" et l’autre qui dit: "clé en tournant tout en appuyant sur la pédale d’essence". Cela nécessiterait deux flèches partant de l'étape "insérer la clé dans l'allumage", une pour chaque étape alternée. Le long de la flèche pointant vers "clé en main", la personne créant la carte écrit: "si votre voiture est à injection de carburant automatique". Sur l’autre flèche, elle écrirait "si votre voiture n’a pas l’injection automatique de carburant".
Le même processus qui serait utilisé pour créer ces exemples de graphique est utilisé dans l'illustration du processus métier. Il peut être utilisé pour créer des organigrammes pour des processus simples tels que la soumission d'une demande de congé ou de processus complexes impliquant plusieurs services et machines. Les graphiques complexes peuvent intégrer plusieurs formes ou codes de couleurs pour indiquer l'implication de différents individus ou zones fonctionnelles, ou pour alerter l'utilisateur des étapes critiques.