Wat is een bedrijfsprocesillustratie?
Bedrijfsprocesillustratie is een techniek waarmee processtromen visueel worden weergegeven. De bedoeling is om complexe processen begrijpelijker te maken voor lezers. Stroomdiagrammen, proceskaarten en andere soortgelijke diagrammen zijn voorbeelden van illustratie van bedrijfsprocessen.
Productie- en bedrijfsprocessen kunnen vaak zeer complex zijn en veel stappen en functionele gebieden bevatten. Ze kunnen ook bestaan uit een reeks als-dan-scenario's, scenario's waarop de volgende stap in een proces varieert op basis van de resolutie tot de vorige stap. Wanneer mondeling uitgelegd, kunnen deze processen verwarrend zijn voor mensen die ze niet dagelijks uitvoeren. Het kan ook moeilijk zijn voor diegenen die proberen een nieuw proces te leren om de juiste reeks gebeurtenissen te volgen. Illustratie van bedrijfsprocessen biedt een manier om processtappen te presenteren in een duidelijk, gemakkelijk te lezen formaat dat mensen helpt hen sneller en met meer succes te volgen.
Het stroomdiagram is mogelijk het meest gebruikte hulpmiddel in de illustratie van bedrijfsprocessen. Een basisstroomdiagram bestaat uit twee basiselementen: vakken met een korte beschrijving van de stappen en pijlen die de volgorde aangeven waarin de stappen moeten worden voltooid. Een grafiek die het proces van het starten van een auto illustreert, kan bijvoorbeeld uit drie vakken bestaan. De eerste zou kunnen lezen, "zorg ervoor dat de auto in geparkeerde versnelling staat", de volgende zou kunnen lezen, "sleutel in contact steken", en de laatste zou kunnen lezen, "sleutel omdraaien." Een pijl zou tussen de eerste en de tweede stap worden geplaatst, en een andere tussen de tweede en de derde, waarbij elke pijl naar de volgende stap in het proces wijst.
Dit voorbeeld kan worden uitgebreid om een grafiek te maken waarin if-then scenario's zijn opgenomen door de tweede pijl en het laatste vak te wijzigen. In plaats van een laatste vak, kunnen er bijvoorbeeld twee zijn, een met de tekst "sleutel omdraaien" en een die zegt: "sleutel omdraaien terwijl het gaspedaal wordt ingedrukt". Dit zou twee pijlen vereisen die leiden vanaf de stap "sleutel in contact steken", één voor elke alternatieve stap. Langs de pijl die naar 'turn key' wijst, schrijft de persoon die de grafiek maakt: 'als uw auto automatische brandstofinjectie heeft'. Aan de andere pijl zou ze schrijven: 'als uw auto geen automatische brandstofinspuiting heeft'.
Hetzelfde proces dat zou worden gebruikt om deze grafiekvoorbeelden te maken, wordt gebruikt in de illustratie van bedrijfsprocessen. Het kan worden gebruikt om stroomdiagrammen te maken voor eenvoudige processen, zoals het indienen van een verlofaanvraag of complexe processen met meerdere afdelingen en machines. Complexe grafieken kunnen meerdere vormen of kleurcodering bevatten om de betrokkenheid van verschillende personen of functionele gebieden aan te geven, of om de gebruiker te wijzen op kritieke stappen.