Che cos'è l'illustrazione del processo aziendale?
L'illustrazione del processo aziendale è una tecnica mediante la quale i flussi di processo sono rappresentati visivamente. L'intenzione è di rendere i processi complessi più facili da capire per i lettori. Diagrammi di flusso, mappe dei processi e altri diagrammi simili sono esempi di illustrazione dei processi aziendali.
I processi di produzione e di business possono spesso essere estremamente complessi e contenere molti passaggi e aree funzionali. Possono anche consistere in una serie di scenari if-then, scenari in cui il passaggio successivo in un processo varia in base alla risoluzione del passaggio precedente. Se spiegati verbalmente, questi processi possono confondere le persone che non li eseguono quotidianamente. Potrebbe anche essere difficile per coloro che cercano di apprendere un nuovo processo per seguire la corretta catena di eventi. L'illustrazione del processo aziendale fornisce un modo per presentare le fasi del processo in un formato chiaro e di facile lettura che aiuta le persone a seguirle più rapidamente e con maggior successo.
Il diagramma di flusso può essere lo strumento più comunemente usato nell'illustrazione dei processi aziendali. Un diagramma di flusso di base è costituito da due elementi di base: caselle contenenti una breve descrizione dei passaggi e frecce che mostrano l'ordine in cui i passaggi devono essere completati. Ad esempio, un grafico che illustra il processo di avvio di un'auto potrebbe essere composto da tre caselle. Il primo potrebbe leggere "assicurarsi che l'auto sia in marcia parcheggiata", il prossimo potrebbe leggere "inserire la chiave nell'accensione" e l'ultimo potrebbe leggere "girare la chiave". Una freccia verrebbe posizionata tra il primo e il secondo passaggio, e un'altra tra il secondo e il terzo, ogni freccia che punta verso il passaggio successivo nel processo.
Questo esempio potrebbe essere espanso per creare un grafico che incorpora scenari if-then modificando la seconda freccia e l'ultima casella. Ad esempio, anziché un'ultima casella, potrebbero essercene due, una che dice "gira la chiave" e una che dice "gira la chiave mentre premi il pedale del gas". Ciò richiederebbe due frecce che portano dalla fase "inserire la chiave nell'accensione", una per ogni fase alternativa. Lungo la freccia che indica "gira la chiave", la persona che crea il grafico scriverà "se la tua auto ha l'iniezione automatica di carburante". Sull'altra freccia, avrebbe scritto "se la tua auto non ha l'iniezione automatica di carburante".
Lo stesso processo che verrebbe utilizzato per creare questi esempi di grafici viene utilizzato nell'illustrazione del processo aziendale. Può essere utilizzato per creare diagrammi di flusso per processi semplici come l'invio di una richiesta per il congedo o processi complessi che coinvolgono più dipartimenti e macchine. Grafici complessi potrebbero incorporare più forme o codici colore per indicare il coinvolgimento di diversi individui o aree funzionali o per avvisare l'utente di passaggi critici.