¿Cómo tomo las actas de la reunión?

Las actas de la reunión son un registro escrito de los principales temas cubiertos y las decisiones tomadas durante una reunión. En una reunión formal de la junta directiva, el secretario de la junta suele ser responsable de registrar las actas de la reunión, que luego se consideran documentos legales importantes. Muchas reuniones comienzan con una revisión de las actas de la última reunión, que se coloca en la agenda de la reunión. Si los asistentes a la reunión están de acuerdo en que esas actas reflejan con precisión lo que ocurrió durante la última reunión, entonces son aprobados oficialmente en la reunión actual.

Una persona responsable de registrar las actas de la reunión a menudo anotará los puntos sobresalientes a medida que ocurren durante la reunión, como qué temas importantes se discutieron, qué declaraciones y preguntas importantes se plantearon y quién, y qué elementos de acción o tareas surgieron de la reunión y a quién se les asignó. Estas notas, escritas en taquigrafía, se escriben en un documento formal, a veces por una persona que no sea la noETAKER, y el documento se mantiene como un registro del progreso de la reunión. La persona designada para tomar actas de la reunión a veces también grabará la reunión en una grabadora en lugar de o además de tomar notas a mano. La cinta puede estar conectada a un dictáfono para transcribir la grabación a un documento formal de las actas de la reunión.

Un documento de actas formales de reunión generalmente comienza indicando el nombre de la empresa u organización; la ubicación, la hora y la fecha de la reunión; y una lista de personas presentes para la reunión (asistentes). A continuación, las actas deberían indicar en el párrafo o en forma de bala, qué temas se cubrieron en la reunión, escritos en el orden en que fueron discutidos. Cuando un individuo hace un punto importante, el nombre de ese hablante debe atribuirse al punto a medida que se registra en las actas. Parafrasear el punto del orador es generalmente unCeptable en las actas de la reunión en el lugar de las citas literales.

Como no todo lo que se dijo durante una reunión puede o debe incluirse en las actas de la reunión, una buena regla general es asegurarse de que cualquier decisión oficial tomada y las resoluciones aprobadas por la organización se mantengan la más alta prioridad. Cualquier informes financieros o declaraciones que se presentaron durante la reunión, o asuntos legales discutidos, también deben incluirse en las actas de la reunión.