¿Cómo tomo las minutas de la reunión?
Las actas de las reuniones son un registro escrito de los principales temas cubiertos y las decisiones tomadas durante una reunión. En una reunión formal de la Junta Directiva, el Secretario de la Junta generalmente es responsable de registrar las actas de la reunión, que luego se consideran documentos legales importantes. Muchas reuniones comienzan con una revisión de las minutas de la última reunión, que ocupa un lugar destacado en la agenda de la reunión. Si los asistentes a la reunión acuerdan que esas actas reflejan con precisión lo que ocurrió durante la última reunión, entonces se aprueban oficialmente en la reunión actual.
Una persona responsable de registrar las actas de la reunión a menudo anotará puntos importantes a medida que ocurran durante la reunión, como qué temas importantes se discutieron, qué declaraciones y preguntas importantes se plantearon y por quién, y qué elementos de acción o tareas surgieron de la reunión y a quien fueron asignados. Estas notas, escritas en forma abreviada, se escriben en un documento formal, a veces por una persona que no es el tomador de notas, y el documento se mantiene como un registro del progreso de la reunión. La persona designada para tomar las minutas de la reunión a veces también grabará la reunión en una grabadora en lugar de o tomando notas a mano. La cinta se puede conectar a un dictáfono para transcribir la grabación en un documento formal de actas de la reunión.
Un documento formal de actas de reuniones generalmente comienza indicando el nombre de la empresa u organización; el lugar, la hora y la fecha de la reunión; y una lista de personas presentes en la reunión (asistentes). Luego, las minutas deben indicar en forma de párrafo o viñeta qué temas se trataron en la reunión, escritos en el orden en que fueron discutidos. Cuando un individuo hace un punto importante, el nombre de ese hablante debe atribuirse al punto tal como está registrado en las actas. Parafrasear el punto del orador es generalmente aceptable en las actas de las reuniones en lugar de citas literales.
Como no todo lo que se dijo durante una reunión puede o debe incluirse en las actas de la reunión, una buena regla general es garantizar que las decisiones oficiales tomadas y las resoluciones aprobadas por la organización tengan la máxima prioridad. Todos los informes financieros o declaraciones que se presentaron durante la reunión, o los asuntos legales discutidos, también deben incluirse en las actas de la reunión.