Hvordan tager jeg mødeprotokoller?
Mødereferater er en skriftlig oversigt over de vigtigste emner, der er dækket og beslutninger truffet under et møde. På et formelt bestyrelsesmøde er bestyrelsessekretæren normalt ansvarlig for at registrere mødeprotokollen, der derefter betragtes som vigtige juridiske dokumenter. Mange møder begynder med en gennemgang af referatet fra det sidste møde, der er placeret højt på mødets dagsorden. Hvis mødedeltagerne er enige om, at disse referater nøjagtigt afspejler, hvad der skete under det sidste møde, godkendes de officielt på det aktuelle møde.
En person, der er ansvarlig for registrering af mødereferater, noterer ofte fremtrædende punkter, som de forekommer under mødet, såsom hvilke vigtige emner, der blev drøftet, hvilke vigtige udsagn og spørgsmål blev rejst, og af hvem, og hvilke handlingsemner eller opgaver, der opstod fra mødet og hvem de blev tildelt til. Disse noter, der er skrevet i korthed, indtastes derefter i et formelt dokument, undertiden af en anden person end notatøren, og dokumentet opbevares som en oversigt over mødets fremskridt. Den person, der er udpeget til at tage mødereferater, optager undertiden også mødet på en båndoptager i stedet for eller ud over at tage notater i hånden. Båndet kan derefter forbindes til en diktafon for at transkribere optagelsen til et formelt mødeminuttedokument.
Et formelt dokument om mødeprotokoller begynder typisk med at angive navnet på virksomheden eller organisationen; placering, tid og dato for mødet; og en liste over personer til stede til mødet (deltagere). Dernæst skal protokollen angive i afsnit eller med punktformular, hvilke emner der blev dækket på mødet, skrevet i den rækkefølge, de blev drøftet i. Når et vigtigt punkt fremsættes af en person, skal den talendes navn tilskrives punktet, som det er optaget i referatet. Parafrasering af talerens punkt er generelt acceptabelt i mødeprotokollen i stedet for ordrette citater.
Da ikke alt hvad der blev sagt under et møde kan eller bør inkluderes i mødeprotokollen, er en god tommelfingerregel at sikre, at alle officielle beslutninger, der er truffet og beslutninger truffet af organisationen, holdes højest prioriteret. Alle økonomiske rapporter eller redegørelser, der blev præsenteret under mødet, eller juridiske spørgsmål, der blev drøftet, skal også medtages i mødereferatet.