Comment puis-je prendre des procès-verbaux?

Le compte rendu de la réunion est un compte rendu écrit des principaux sujets abordés et des décisions prises au cours d’une réunion. Lors d'une réunion formelle du conseil d'administration, le secrétaire du conseil est généralement responsable de la rédaction du compte rendu de la réunion, qui est alors considéré comme un document juridique important. De nombreuses réunions commencent par un examen du compte rendu de la dernière réunion, qui figure en bonne place à l’ordre du jour de la réunion. Si les participants à la réunion conviennent que ces procès-verbaux reflètent avec précision ce qui s'est passé lors de la dernière réunion, ils sont officiellement approuvés lors de la réunion en cours.

Une personne responsable de l’enregistrement des procès-verbaux notera souvent les points saillants lors de la réunion, tels que les sujets importants qui ont été discutés, les déclarations et questions importantes qui ont été soulevées et par qui, ainsi que les actions ou tâches découlant de la réunion. à qui ils ont été assignés. Ces notes, rédigées en sténographie, sont ensuite dactylographiées dans un document officiel, parfois par une personne autre que le preneur de note, et le document est conservé en tant que compte rendu des progrès de la réunion. La personne désignée pour rédiger les procès-verbaux enregistre parfois également la réunion sur un magnétophone au lieu ou en plus de prendre des notes à la main. La cassette peut ensuite être connectée à un dictaphone afin de transcrire l'enregistrement en un compte rendu de réunion.

Les procès-verbaux officiels des réunions commencent généralement par le nom de la société ou de l’organisation; le lieu, l'heure et la date de la réunion; et une liste des personnes présentes à la réunion (participants). Ensuite, le procès-verbal doit indiquer, sous forme de paragraphe ou de puce, les sujets abordés lors de la réunion, écrits dans l’ordre dans lequel ils ont été discutés. Lorsqu'un point important est soulevé par une personne, le nom de celui qui parle doit être attribué au point tel qu'il est consigné dans le procès-verbal. Paraphraser le point de vue du président est généralement acceptable dans les procès-verbaux des réunions au lieu de citations in extenso.

Comme tout ce qui a été dit au cours d'une réunion ne peut ou ne doit pas être inclus dans le procès-verbal de la réunion, il est généralement recommandé de veiller à ce que toutes les décisions officielles prises et les résolutions adoptées par l'organisation restent prioritaires. Tous les rapports financiers ou déclarations présentés lors de la réunion, ou les questions juridiques débattues, doivent également être inclus dans le procès-verbal de la réunion.