議事録はどうすればいいですか？

会議議事録は、会議で取り上げられた主要なトピックと決定の書面による記録です。 正式な取締役会で、通常、取締役会の秘書は会議議事録を記録する責任があり、議事録は重要な法的文書と見なされます。 多くの会議は、会議の議題の上位に位置する最後の会議の議事録のレビューから始まります。 これらの議事録が前回の会議で発生した内容を正確に反映することに会議出席者が同意する場合、現在の会議で正式に承認されます。

会議の議事録を記録する責任者は、会議中に発生する重要なポイントを書き留めることがよくあります。たとえば、どの重要なトピックが議論されたか、どの重要な発言や質問が誰によって出されたか、会議から生じたアクション項目またはタスク、彼らが割り当てられた人。 これらのメモは、速記で書かれた後、正式な文書に、場合によってはnotetaker以外の人によって入力され、文書は会議の進行状況の記録として保持されます。 会議の議事録を担当する人は、手でメモを取る代わりに、またはそれに加えて、テープレコーダーに会議を記録することもあります。 その後、録音を正式な議事録文書に転写するために、テープをディクタフォンに接続することができます。

正式な会議議事録文書は通常、会社または組織の名前を述べることから始まります。 会議の場所、時間、および日付。 また、会議に出席する人々（出席者）のリスト。 次に、議事録には、会議で取り上げられたトピックが議論された順に書かれた段落または箇条書きで記載する必要があります。 重要なポイントが個人によって作成された場合、そのスピーカーの名前は、議事録に記録されているように、そのポイントに帰属する必要があります。 発言者の要点を言い換えることは、逐語的な引用の代わりに会議議事録で一般に受け入れられます。

会議中に発言された内容のすべてを会議議事録に含めることができる、または含めるべきではないため、経験則として、組織が行った公式の決定および決議を最優先に保つことをお勧めします。 会議中に提出された財務報告書またはステートメント、または議論された法的事項も、会議議事録に含める必要があります。