Hvordan tar jeg møteprotokoller?

Møteprotokoller er en skriftlig oversikt over hovedtemaene dekket og beslutninger tatt under et møte. På et formelt styremøte er styresekretæren vanligvis ansvarlig for å registrere protokollene, som da anses som viktige juridiske dokumenter. Mange møter begynner med en gjennomgang av referatet fra det siste møtet, som er høyt plassert på møt dagsorden. Hvis møtedeltakerne er enige om at referatet nøyaktig gjenspeiler hva som skjedde under det siste møtet, blir de offisielt godkjent på det nåværende møtet.

En person som er ansvarlig for å registrere møteprotokoller vil ofte notere viktige punkter når de oppstår under møtet, for eksempel hvilke viktige temaer som ble diskutert, hvilke viktige uttalelser og spørsmål som ble reist og av hvem, og hvilke handlingsemner eller oppgaver som oppstod fra møtet og som de ble tildelt til. Disse notatene, skrevet i korthet, blir deretter skrevet inn i et formelt dokument, noen ganger av en annen person enn notatøren, og dokumentet blir holdt som en oversikt over møtets fremdrift. Personen som er utpekt til å ta møteprotokoller vil noen ganger også registrere møtet på en båndopptaker i stedet for eller i tillegg til å ta notater for hånd. Båndet kan deretter kobles til en diktafon for å transkribere innspillingen til et formelt dokument om møteprotokoller.

Et formelt dokument om møteprotokoller begynner vanligvis med å oppgi navnet på selskapet eller organisasjonen; plasseringen, klokkeslettet og datoen for møtet; og en liste over personer til stede for møtet (deltakere). Deretter skal protokollen oppgi i avsnitt eller kulepunktskjema hvilke emner som ble dekket på møtet, skrevet i den rekkefølgen de ble diskutert. Når et viktig poeng er laget av en person, skal den som talerens navn tilskrives poenget slik det er spilt inn i referatet. Å omskrive talerens poeng er generelt akseptabelt i møteprotokoller i stedet for ordrettige sitater.

Ettersom ikke alt det som ble sagt under et møte kan eller bør inkluderes i møteprotokollen, er en god tommelfingerregel å sikre at alle offisielle beslutninger som tas og vedtak som er vedtatt av organisasjonen blir holdt høyest prioritert. Eventuelle økonomiske rapporter eller uttalelser som ble presentert under møtet, eller juridiske forhold som ble diskutert, bør også inkluderes i møteprotokollen.