Jak si mohu vzít zápis z jednání?

Zápis z jednání je písemný záznam o hlavních tématech a rozhodnutích přijatých během zasedání. Na formálním zasedání správní rady je tajemník správní rady obvykle odpovědný za zaznamenávání zápisů ze schůzí, které jsou potom považovány za důležité právní dokumenty. Mnoho schůzek začíná přezkumem zápisu z poslední schůzky, která je na pořadu jednání. Pokud se účastníci schůzky shodnou na tom, že tyto zápisy přesně odrážejí to, co se odehrálo během poslední schůzky, jsou oficiálně schváleny na aktuální schůzi.

Osoba odpovědná za zaznamenávání zápisů ze schůzek bude často zapisovat hlavní body, které se vyskytnou během schůzky, například o tom, která důležitá témata byla projednána, která důležitá prohlášení a otázky byly vzneseny a kým a které akční body nebo úkoly vyvstaly ze schůzky a jimž byli přiděleni. Tyto poznámky, psané v zkratce, jsou pak zapsány do formálního dokumentu, někdy jinou osobou než notář, a dokument je veden jako záznam o průběhu schůzky. Osoba určená s pořizováním zápisů z jednání někdy také zaznamenává schůzku na magnetofon namísto ručního psaní poznámek nebo navíc. Páska může být poté spojena s diktafonem, aby se záznam přepsal do formálního dokumentu zápisnice z jednání.

Formální dokument zápisnice z jednání obvykle začíná uvedením názvu společnosti nebo organizace; místo, čas a datum schůzky; a seznam lidí přítomných na setkání (účastníků). Dále by měl zápis obsahovat ve formě odstavce nebo odrážky, která témata byla na schůzi projednána, v pořadí, v jakém byla projednána. Pokud je důležitým bodem jednotlivec, mělo by být tomuto mluvčímu přiřazeno jméno, jak je zaznamenáno v zápisu. Parafrázování řečníka je obecně přijatelné, když se v zápisu z jednání namísto doslovných uvozovek.

Protože ne všechno, co bylo řečeno během schůzky, může nebo by mělo být zahrnuto do zápisu ze schůze, je dobrým pravidlem zajistit, aby veškerá oficiální rozhodnutí a usnesení přijatá organizací byla zachována na nejvyšší úrovni. Veškeré finanční zprávy nebo výkazy, které byly předloženy během zasedání, nebo projednávané právní záležitosti, by měly být rovněž zahrnuty do zápisu ze schůze.