Jak si mohu vzít minuty schůzky?

Zápisy z setkání jsou písemným záznamem o hlavních tématech a rozhodnutí učiněných během schůzky. Na formálním zasedání správní rady je tajemník správní rady obvykle odpovědný za zaznamenávání zápisů z setkání, které jsou poté považovány za důležité právní dokumenty. Mnoho setkání začíná revizí zápisu z posledního setkání, která je umístěna vysoko na agendě schůzky. Pokud účastníci schůzky souhlasí s tím, že tyto minuty přesně odrážejí to, co se odehrálo během poslední schůzky, jsou oficiálně schváleny na aktuální schůzce.

Osoba odpovědná za zaznamenávání zápisů z setkání často zaznamenává významné body, jak se vyskytují během schůzky, jako například o nichž byla diskutována důležitá témata, o nichž byla vznesena důležitá prohlášení a otázky a které a které položky nebo úkoly vyvstaly ze schůzky a kterému byly přiděleny. Tyto poznámky, napsané zkratkou, jsou poté zadány do formálního dokumentu, někdy jinou osobou než neEtaker a dokument je uchováván jako záznam o pokroku schůzky. Osoba určená při užívání zápisů z setkání někdy také zaznamená schůzku na magnetologickém rekordéru namísto nebo kromě rukou. Páska pak může být připojena k diktafonu, aby se přepsal záznam do dokumentu formálních minut schůzek.

Dokument formálních zápisů pro setkání obvykle začíná uvedením názvu společnosti nebo organizace; umístění, čas a datum schůzky; a seznam lidí přítomných pro schůzku (účastníci). Dále by zápisy měly uvádět ve formě odstavce nebo odráže, na které byla témata zakryta na schůzce, napsané v pořadí, v jakém byly diskutovány. Pokud je jednotlivce uvedena důležitý bod, mělo by být jméno tohoto mluvčího připsáno věci, protože je zaznamenáno v minutách. Parafrázování bodu reproduktoru je obecně aCceptabilní v minutách setkání na složení doslovných citací.

Vzhledem k tomu, že ne všechny to, co bylo řečeno během schůzky, může nebo by mělo být zahrnuto do zápisu z setkání, dobrým pravidlem je zajistit, aby jakákoli oficiální rozhodnutí učiněná a usnesení přijata organizací byla zachována nejvyšší prioritou. Do zápisu ze schůzky by měly být zahrnuty všechny finanční zprávy nebo prohlášení, která byla předložena během schůzky nebo diskutované právní záležitosti.