Wie nehme ich ein Besprechungsprotokoll?
Das Sitzungsprotokoll enthält eine schriftliche Aufzeichnung der Hauptthemen und Entscheidungen, die während einer Sitzung getroffen wurden. Bei einer offiziellen Verwaltungsratssitzung ist in der Regel der Verwaltungsratssekretär für die Aufzeichnung des Sitzungsprotokolls verantwortlich, das dann als wichtige rechtliche Dokumente betrachtet wird. Viele Sitzungen beginnen mit einer Überprüfung des Protokolls der letzten Sitzung, das ganz oben auf der Tagesordnung steht. Stimmen die Besprechungsteilnehmer darin überein, dass diese Protokolle genau wiedergeben, was während der letzten Besprechung geschehen ist, werden sie bei der aktuellen Besprechung offiziell genehmigt.
Eine Person, die für die Aufzeichnung von Besprechungsprotokollen verantwortlich ist, notiert häufig wichtige Punkte, die während der Besprechung auftreten, z wem sie zugeteilt wurden. Diese in Kurzform verfassten Notizen werden dann in ein offizielles Dokument eingegeben, manchmal von einer anderen Person als dem Notizenverwalter, und das Dokument wird als Aufzeichnung des Fortschritts der Besprechung aufbewahrt. Die Person, die mit dem Protokollieren der Besprechung beauftragt ist, zeichnet die Besprechung manchmal auch auf einem Kassettenrekorder auf, anstatt oder zusätzlich dazu, Notizen von Hand zu machen. Das Band kann dann mit einem Diktiergerät verbunden werden, um die Aufzeichnung in ein formelles Sitzungsprotokolldokument zu übertragen.
Ein formelles Sitzungsprotokoll beginnt normalerweise mit der Angabe des Namens des Unternehmens oder der Organisation. Ort, Uhrzeit und Datum der Besprechung; und eine Liste der anwesenden Personen (Teilnehmer). Als nächstes sollte das Protokoll in Absatz- oder Punktform angeben, welche Themen in der Sitzung behandelt wurden, und zwar in der Reihenfolge, in der sie besprochen wurden. Wenn eine Person auf einen wichtigen Punkt hinweist, sollte der Name dieses Sprechers dem Punkt zugeordnet werden, der in den Protokollen aufgezeichnet ist. Das Paraphrasieren des Punktes des Sprechers ist im Allgemeinen akzeptabel, wenn Protokolle anstelle von wörtlichen Zitaten verwendet werden.
Da nicht alles, was während einer Besprechung gesagt wurde, in das Besprechungsprotokoll aufgenommen werden kann oder sollte, ist es eine gute Faustregel, sicherzustellen, dass alle offiziellen Entscheidungen und Beschlüsse der Organisation die höchste Priorität haben. Finanzberichte oder Erklärungen, die während der Sitzung vorgelegt wurden, oder rechtliche Fragen, die erörtert wurden, sollten ebenfalls in das Sitzungsprotokoll aufgenommen werden.