Como tomo atas de reunião?
A ata da reunião é um registro escrito dos principais tópicos abordados e das decisões tomadas durante uma reunião. Em uma reunião formal do Conselho de Administração, o Secretário do Conselho é geralmente responsável por registrar as atas da reunião, que são consideradas documentos legais importantes. Muitas reuniões começam com uma revisão das atas da última reunião, que é colocada no topo da agenda da reunião. Se os participantes da reunião concordarem que essas atas refletem com precisão o que ocorreu durante a última reunião, então são oficialmente aprovadas na reunião atual.
Uma pessoa responsável por registrar as atas das reuniões geralmente anota pontos salientes à medida que ocorrem durante a reunião, como quais tópicos importantes foram discutidos, quais declarações e perguntas importantes foram levantadas e por quem e quais itens ou tarefas de ação surgiram da reunião e a quem foram designados. Essas anotações, escritas em forma abreviada, são digitadas em um documento formal, às vezes por uma pessoa que não seja o anotador, e o documento é mantido como um registro do progresso da reunião. Às vezes, a pessoa designada com a ata da reunião também grava a reunião em um gravador em vez de ou além de fazer anotações manualmente. A fita pode então ser conectada a um ditafone para transcrever a gravação em um documento formal para a ata da reunião.
Um documento formal para a ata da reunião geralmente começa com a indicação do nome da empresa ou organização; o local, hora e data da reunião; e uma lista de pessoas presentes à reunião (participantes). Em seguida, as atas deverão indicar, sob a forma de parágrafos ou tópicos, quais tópicos foram abordados na reunião, escritos na ordem em que foram discutidos. Quando um ponto importante é apresentado por um indivíduo, o nome do falante deve ser atribuído ao ponto em que é registrado na ata. Parafrasear o ponto do orador é geralmente aceitável nas atas das reuniões, em vez de citações verbais.
Como nem tudo o que foi dito durante uma reunião pode ou deve ser incluído na ata da reunião, uma boa regra é garantir que todas as decisões oficiais tomadas e resoluções aprovadas pela organização sejam mantidas com a maior prioridade. Quaisquer relatórios ou declarações financeiras apresentados durante a reunião, ou assuntos legais discutidos, também devem ser incluídos na ata da reunião.