Jak wziąć minuty spotkań?

Minuty spotkań to pisemny zapis głównych tematów i decyzji podejmowanych podczas spotkania. Na formalnym posiedzeniu Rady Dyrektorów sekretarz zarządu jest zwykle odpowiedzialny za rejestrowanie protokołu spotkań, które są następnie uważane za ważne dokumenty prawne. Wiele spotkań rozpoczyna się od przeglądu minut z ostatniego spotkania, który jest umieszczony wysoko w programie spotkania. Jeśli uczestnicy spotkania zgadzają się, że te minuty dokładnie odzwierciedlają to, co wydarzyło się podczas ostatniego spotkania, są oni oficjalnie zatwierdzani na bieżącym spotkaniu.

Osoba odpowiedzialna za rejestrowanie minut spotkań często zapisuje istotne punkty, które pojawiają się podczas spotkania, takie jak omawiane ważne tematy, które ważne oświadczenia i pytania zostały poruszone oraz przez kogo, które elementy lub zadania powstały z spotkania i do których zostały przydzielone. Te notatki, napisane w strejnie, są następnie wpisywane w formalnym dokumencie, czasem przez osobę inną niż nieEtaker, a dokument jest przechowywany jako zapis postępu spotkania. Osoba wyznaczona przez minuty spotkań czasami również zapisuje spotkanie na magnetofonie zamiast robienia notatek ręcznych. Taśma można następnie połączyć z dyktafonem w celu transkrypcji nagrania w formalny dokument minuty spotkań.

Dokument formalny minuty spotkań zwykle rozpoczyna się od podania nazwy firmy lub organizacji; lokalizacja, czas i data spotkania; oraz lista osób obecnych na spotkaniu (uczestników). Następnie minuty powinny określić akapit lub formularz Bullet Point, które tematy zostały omówione na spotkaniu, napisane w kolejności, w jakiej zostały omówione. Gdy osoba jest ważna przez osobę, nazwę głośnika należy przypisać punktowi, ponieważ jest rejestrowana w minutach. Parafrazowanie punktu głośnika jest ogólniePrecepbled w minutach spotkań Lieu z dosłownych cytatów.

Ponieważ nie wszystkie to, co zostało powiedziane podczas spotkania, mogą lub powinno być uwzględnione w protokole spotkania, dobrą zasadą jest zapewnienie, aby wszelkie oficjalne decyzje i postanowienia podjęte przez organizację są najwyższe. Wszelkie raporty finansowe lub oświadczenia, które zostały przedstawione podczas posiedzenia, lub omówione kwestie prawne, powinny być również włączone w protokole spotkania.