Jak wziąć protokół ze spotkania?
Protokół ze spotkania jest pisemnym zapisem głównych tematów i decyzji podjętych podczas spotkania. Na formalnym posiedzeniu zarządu sekretarz zarządu zazwyczaj odpowiada za zapisanie protokołu posiedzenia, które następnie uznaje się za ważne dokumenty prawne. Wiele spotkań rozpoczyna się od przeglądu protokołu z ostatniego spotkania, który znajduje się wysoko w porządku obrad spotkania. Jeśli uczestnicy spotkania zgadzają się, że te protokoły dokładnie odzwierciedlają wydarzenia z ostatniego spotkania, są one oficjalnie zatwierdzane na bieżącym spotkaniu.
Osoba odpowiedzialna za rejestrowanie protokołu ze spotkania często zapisuje istotne punkty, jakie pojawiają się podczas spotkania, na przykład, które ważne tematy zostały omówione, jakie ważne wypowiedzi i pytania zostały poruszone i przez kogo oraz jakie elementy działania lub zadania wynikły ze spotkania i do którego zostali przydzieleni. Notatki te pisane skrótem są następnie wpisywane do formalnego dokumentu, czasem przez osobę inną niż notator, a dokument jest przechowywany jako zapis przebiegu spotkania. Osoba wyznaczona do sporządzania protokołu ze spotkania czasami nagrywa spotkanie na magnetofonie zamiast lub oprócz robienia notatek ręcznie. Taśma może być następnie podłączona do dyktafonu w celu transkrypcji nagrania na formalny protokół ze spotkania.
Oficjalny protokół ze spotkania zwykle rozpoczyna się od podania nazwy firmy lub organizacji; miejsce, czas i datę spotkania; oraz listę osób obecnych na spotkaniu (uczestników). Następnie w protokole należy podać w akapicie lub w formie punktora, które tematy były omawiane na spotkaniu, zapisane w kolejności, w jakiej były omawiane. Kiedy osoba zwraca uwagę na ważną kwestię, nazwisko tego mówcy należy przypisać do punktu zapisanego w protokole. Parafrazowanie punktu mówcy jest ogólnie akceptowalne w przypadku spotkania w miejsce pełnych cytatów.
Ponieważ nie wszystko, co zostało powiedziane podczas spotkania, może lub powinno zostać uwzględnione w protokole spotkania, dobrą zasadą jest upewnienie się, że wszelkie oficjalne decyzje i decyzje podejmowane przez organizację mają najwyższy priorytet. Wszelkie sprawozdania finansowe lub oświadczenia, które zostały przedstawione podczas spotkania lub omówione kwestie prawne, powinny również zostać uwzględnione w protokole spotkania.