Hur tar jag mötesprotokoll?
Mötesprotokoll är en skriftlig redovisning av de viktigaste ämnena som behandlas och beslut som fattas under ett möte. Vid ett formellt styrelsemöte är styrelsens sekreterare vanligtvis ansvarig för att registrera mötesprotokollet, som då betraktas som viktiga juridiska dokument. Många möten börjar med en granskning av protokollet från det senaste mötet, som ligger högt på mötesagendan. Om mötesdeltagarna är överens om att dessa protokoll exakt återspeglar vad som hände under det senaste mötet, godkänns de officiellt vid det nuvarande mötet.
En person som är ansvarig för att spela in mötesprotokoll kommer ofta att notera viktiga punkter när de inträffar under mötet, till exempel vilka viktiga ämnen som diskuterades, vilka viktiga uttalanden och frågor som togs upp och av vem, och vilka åtgärdsposter eller uppgifter som uppstod från mötet och till vilka de tilldelades. Dessa anteckningar, skrivna i korthet, skrivs sedan in i ett formellt dokument, ibland av en annan person än notatören, och dokumentet förvaras som ett register över mötets framsteg. Den person som utsetts till att ta mötesprotokoll kommer ibland också att spela in mötet på en bandspelare i stället för eller förutom att ta anteckningar för hand. Bandet kan sedan anslutas till en diktafon för att transkribera inspelningen till ett formellt dokument för mötesminuter.
Ett formellt dokument om mötesprotokoll börjar vanligtvis med att ange företagets eller organisationens namn; plats, tid och datum för mötet; och en lista över personer som är närvarande för mötet (deltagare). Därefter ska protokollet ange i punkt- eller punktpunktsform vilka ämnen som behandlades vid mötet, skrivna i den ordning de diskuterades. När en viktig punkt görs av en individ bör den talarens namn tillskrivas den punkt som den spelas in i protokollet. Att parafrasera talarens poäng är i allmänhet godtagbart i mötesprotokoll i stället för ordförande citat.
Eftersom inte allt som sades under ett möte kan eller borde inkluderas i mötesprotokollet, är en god tumregel att säkerställa att alla officiella beslut som fattats och beslut som fattats av organisationen hålls högst prioriterade. Alla ekonomiska rapporter eller uttalanden som presenterades under mötet, eller juridiska frågor som diskuterats, bör också inkluderas i mötesprotokollet.