¿Cómo escribo un plan de gestión de tareas?
Escribir un plan de gestión de tareas implica establecer objetivos, enumerar prioridades, programar e diseñar planes alternativos para lidiar con problemas técnicos imprevistos. Cada área del plan debe estar claramente definida para proporcionar un plan para las actividades para cumplir con los plazos y completar el trabajo asignado. Un plan de gestión de tareas puede incluir la documentación del progreso en cada paso de un proyecto para evaluar si se están cumpliendo objetivos. También debe determinar los recursos necesarios y permitir informar el resultado.
El primer paso al escribir un plan de gestión de tareas define el trabajo que necesita atención. También establece líneas de tiempo para cada tarea de día, semana o mes. La parte de establecimiento de objetivos del plan describe qué trabajos deben realizarse dentro de cada período de tiempo. Esta lista de expectativas podría incluir una sección sobre temas que podrían interferir con los plazos y cómo se pueden manejar estos problemas.
Una lista de prioridades generalmente mantiene un proyecto organizado y ofrece a los empleados una forma de determinar las tareas queNecesita atención inmediata. Las tareas urgentes definen el trabajo que deben manejarse de inmediato, como tratar con llamadas telefónicas y visitantes que se encuentran. Las tareas importantes pueden incluir la planificación de una reunión o presentación que afecte a la empresa. Los trabajos considerados urgentes e importantes pueden surgir en una situación de crisis. Las tareas sin importancia generalmente incluyen visitar a compañeros de trabajo o atender negocios personales mientras están en el trabajo.
Programación Cada tarea representa otro componente de escribir un plan de gestión de tareas. Se deben crear líneas de tiempo para cada trabajo necesario para completar todo el proyecto. Estos plazos deben ser realistas y considerar los recursos financieros y humanos disponibles. Los recursos pueden variar según el proyecto, dentro de las limitaciones presupuestarias. Un plan de gestión de tareas debe analizar los recursos necesarios y determinar si la empresa está dispuesta a invertir en recursos para cumplir con los plazos.
copia de seguridadSe pueden diseñar planes para lidiar con problemas inesperados que surgen. Los planes de gestión de tareas deben proporcionar estrategias alternativas para tratar eventos no anticipados. Estos planes alternativos preparan a los empleados para manejar los problemas rápidamente sin la necesidad de redefinir objetivos o establecer nuevas prioridades.
Una vez que se escribe el plan de gestión de tareas, debe compartirse con colegas que trabajarán juntos en el proyecto. Si el plan requiere delegar empleos a diferentes compañeros de trabajo o diferentes departamentos dentro de la organización, esos problemas pueden aclararse discutiendo el plan. Este proceso asegura que todos estén trabajando desde el mismo plan para lograr los objetivos.
El paso final para preparar un plan de gestión de tareas implica un método de seguimiento del progreso, especialmente en grandes proyectos desglosados en subtareas. Al monitorear el progreso, los supervisores pueden identificar áreas que necesitan más recursos para mantener el trabajo en camino. También pueden descubrir áreas débiles por departamento o empleado, por quéEl trabajo se atasca.