Hvordan skriver jeg en opgavereguleringsplan?
At skrive en opgavestyringsplan indebærer, at man sætter mål, angiver prioriteter, planlægger og udarbejder alternative planer til at håndtere uforudsete fejl. Hvert område i planen skal være klart defineret for at give en plan for aktiviteter, der skal overholde frister og fuldføre tildelt arbejde. En opgavestyringsplan kan omfatte dokumentation af fremskridt på hvert trin i et projekt for at evaluere, om mål er opfyldt. Det bør også bestemme de nødvendige ressourcer og muliggøre rapportering af resultatet.
Det første trin i at skrive en opgaveledningsplan definerer arbejde, der har brug for opmærksomhed. Det indstiller også tidslinjer for hver opgave efter dag, uge eller måned. Den målgivende del af planen beskriver, hvilke job der skal udføres inden for hver tidsperiode. Denne liste over forventninger kan indeholde et afsnit om spørgsmål, der kan forstyrre fristerne, og hvordan disse problemer kan håndteres.
En liste over prioriteringer holder et projekt typisk organiseret og giver medarbejderne en måde at bestemme opgaver, der har brug for øjeblikkelig opmærksomhed. Hastende opgaver definerer arbejde, der skal håndteres øjeblikkeligt, f.eks. Håndtering af telefonopkald og besøgende, der kommer ind. Vigtige opgaver kan omfatte planlægning af et kommende møde eller præsentation, der påvirker virksomheden. Job, der betragtes som presserende og vigtige, kan opstå i en krisesituation. Uvigtige opgaver inkluderer typisk besøg med kolleger eller deltagelse i personlig forretning, mens du er på arbejde.
Planlægning af hver opgave repræsenterer en anden komponent i udarbejdelsen af en opgavestyringsplan. Der skal oprettes tidsplaner for hvert job, der er nødvendigt for at gennemføre hele projektet. Disse tidsplaner skal være realistiske og overveje de tilgængelige økonomiske og menneskelige ressourcer. Ressourcer kan variere fra projekt til budgettet. En opgavestyringsplan skal analysere de nødvendige ressourcer og bestemme, om virksomheden er villig til at investere i ressourcer for at overholde fristerne.
Back-up planer kan være udtænkt til at håndtere uventede problemer, der dukker op. Opgavestyringsplaner skal indeholde alternative strategier til håndtering af uventede begivenheder. Disse alternative planer forbereder medarbejderne til hurtigt at håndtere spørgsmål uden behov for at omdefinere mål eller sætte nye prioriteter.
Når opgavehåndteringsplanen er skrevet, skal den deles med kolleger, der vil arbejde sammen om projektet. Hvis planen kræver delegering af job til forskellige kolleger eller forskellige afdelinger i organisationen, kan disse spørgsmål afklares ved at drøfte planen. Denne proces sikrer, at alle arbejder ud fra den samme plan for at nå målene.
Det sidste trin i udarbejdelsen af en opgavestyringsplan involverer en metode til sporing af fremskridt, især på store projekter, der er opdelt i underopgaver. Ved at overvåge fremskridt kan vejledere muligvis identificere områder, der har brug for flere ressourcer for at holde jobbet på sporet. De kan også opdage svage områder af afdeling eller medarbejder, hvor arbejdet forfalder.