Jak mohu napsat plán správy úloh?
Vytvoření plánu správy úkolů zahrnuje stanovení cílů, stanovení priorit, plánování a navrhování alternativních plánů pro řešení nepředvídaných závad. Každá oblast plánu by měla být jasně definována, aby poskytovala plán činností, které splňují termíny a dokončují přidělenou práci. Plán řízení úkolů může zahrnovat dokumentaci pokroku v každém kroku projektu, aby se vyhodnotilo, zda jsou cíle dosahovány. Měla by také stanovit potřebné zdroje a umožnit podávání zpráv o výsledku.
První krok při psaní plánu správy úkolů definuje práci vyžadující pozornost. Stanoví také časové osy pro každý úkol podle dne, týdne nebo měsíce. Část plánu stanovující cíle popisuje, jaké úkoly by měly být provedeny v každém časovém období. Tento seznam očekávání by mohl zahrnovat část týkající se otázek, které by mohly narušit termíny a jak lze tyto problémy řešit.
Seznam priorit obvykle udržuje projekt organizovaný a dává zaměstnancům způsob, jak určit úkoly, které vyžadují okamžitou pozornost. Naléhavé úkoly definují práci, která musí být okamžitě zpracována, jako je například řešení telefonních hovorů a návštěvníků, kteří se přestěhovali. Mezi důležité úkoly může patřit plánování příští schůzky nebo prezentace, která má dopad na společnost. Pracovní místa považovaná za naléhavou a důležitou by mohla vzniknout v krizové situaci. Nedůležité úkoly obvykle zahrnují návštěvu se spolupracovníky nebo péči o osobní podnikání během práce.
Plánování každé úlohy představuje další součást psaní plánu správy úkolů. Pro každou úlohu nezbytnou k dokončení celého projektu by měly být vytvořeny časové osy. Tyto lhůty by měly být realistické a měly by zohledňovat dostupné finanční a lidské zdroje. Zdroje se mohou lišit podle projektu v rámci rozpočtových omezení. Plán řízení úkolů by měl analyzovat potřebné zdroje a určit, zda je společnost ochotna investovat do zdrojů, aby splnila termíny.
Mohou být navrženy záložní plány pro řešení neočekávaných problémů, které se objevují. Plány správy úkolů by měly stanovit alternativní strategie pro řešení neočekávaných událostí. Tyto alternativní plány připravují zaměstnance na rychlé řešení problémů, aniž by bylo nutné znovu definovat cíle nebo stanovovat nové priority.
Jakmile je plán řízení úkolů napsán, měl by být sdílen s kolegy, kteří budou na projektu spolupracovat. Pokud plán vyžaduje delegování úkolů na různé spolupracovníky nebo různá oddělení v organizaci, lze tyto problémy vyjasnit projednáním plánu. Tento proces zajišťuje, že všichni pracují na splnění cílů ze stejného plánu.
Poslední krok při přípravě plánu řízení úkolů zahrnuje metodu sledování pokroku, zejména u velkých projektů rozdělených do dílčích úkolů. Sledováním pokroku mohou vedoucí pracovníci identifikovat oblasti, které potřebují více zdrojů, aby udržely práci na cestě. Mohou také objevit slabá místa podle oddělení nebo zaměstnance, kde je práce zablokována.