Jak mohu napsat plán správy úkolů?
Psaní plánu správy úkolů zahrnuje stanovení cílů, výpis priorit, plánování a navrhování alternativních plánů na řešení nepředvídaných závad. Každá oblast plánu by měla být jasně definována tak, aby poskytovala plán pro činnosti, aby dodržovaly termíny a úplnou přiřazenou práci. Plán správy úkolů může zahrnovat dokumentaci pokroku v každém kroku projektu k posouzení, zda jsou cíle splněny. Měl by také určit potřebné zdroje a umožnit hlášení výsledku.
První krok při psaní plánu správy úkolů definuje práci, která vyžaduje pozornost. Stanoví také časové osy pro každý úkol podle dne, týdne nebo měsíce. Část plánu stanovování cílů popisuje, která úlohy by měla být provedena v každém období. Tento seznam očekávání může zahrnovat část o otázkách, které by mohly zasahovat do termínů a jak lze tyto problémy řešit.
Seznam priorit obvykle udržuje organizovaný projekt a dává zaměstnancům způsob, jak určit úkoly, kterépotřebují okamžitou pozornost. Naléhavé úkoly definují práci, kterou je třeba okamžitě řešit, jako je řešení telefonních hovorů a návštěvníků, kteří se ukládají. Důležité úkoly mohou zahrnovat plánování nadcházejícího setkání nebo prezentace, které má dopad na společnost. V krizové situaci by mohla nastat pracovní místa považovaná za naléhavé a důležité. Nedůvěryhodné úkoly obvykle zahrnují návštěvu spolupracovníků nebo účast na osobním podnikání v práci.
Plánování každého úkolu představuje jinou součást psaní plánu správy úloh. Časové osy by měly být vytvořeny pro každou úlohu nezbytnou k dokončení celého projektu. Tyto časové osy by měly být realistické a zvážit dostupné finanční a lidské zdroje. Zdroje se mohou lišit podle projektu v rámci rozpočtových omezení. Plán správy úkolů by měl analyzovat potřebné zdroje a zjistit, zda je společnost ochotna investovat do zdrojů, aby dodržovala termíny.
ZálohováníMohou být navrženy plány na řešení neočekávaných problémů, které se objevují. Plány správy úkolů by měly zajistit alternativní strategie pro řešení neočekávaných událostí. Tyto alternativní plány připravují zaměstnance, aby rychle řešili problémy, aniž by museli předefinovat cíle nebo stanovit nové priority.
Jakmile je napsán plán správy úkolů, měl by být sdílen s kolegy, kteří budou na projektu spolupracovat. Pokud plán vyžaduje delegování pracovních míst na různé spolupracovníky nebo různá oddělení v rámci organizace, lze tyto problémy objasnit diskusí o plánu. Tento proces zajišťuje, že každý pracuje ze stejného plánu k dosažení cílů.
Poslední krok při přípravě plánu správy úkolů zahrnuje metodu sledování pokroku, zejména u velkých projektů rozdělených na dílčí úkoly. Sledováním pokroku mohou supervizoři identifikovat oblasti, které potřebují více zdrojů, aby udržela práci na správné cestě. Mohou také objevit slabé oblasti oddělením nebo zaměstnancem, kdeRe práce se zabalí.