Hvordan skriver jeg en oppgavehåndteringsplan?
Å skrive en oppgavehåndteringsplan innebærer å sette mål, liste opp prioriteringer, planlegge og utforme alternative planer for å håndtere uforutsette feil. Hvert område i planen bør være tydelig definert for å gi en plan for aktiviteter for å overholde tidsfrister og fullføre tildelt arbeid. En oppgavehåndteringsplan kan inneholde dokumentasjon på fremdriften på hvert trinn i et prosjekt for å evaluere om mål blir oppfylt. Den skal også bestemme ressursene som trengs og gi mulighet for rapportering av utfallet.
Det første trinnet i å skrive en oppgavehåndteringsplan definerer arbeid som trenger oppmerksomhet. Den setter også tidslinjer for hver oppgave etter dag, uke eller måned. Målsettingsdelen av planen beskriver hvilke jobber som skal oppnås innen hver tidsperiode. Denne forventningslisten kan inneholde et avsnitt om problemer som kan forstyrre fristene og hvordan disse problemene kan håndteres.
En liste over prioriteringer holder et prosjekt organisert og gir de ansatte en måte å bestemme oppgaver som trenger øyeblikkelig oppmerksomhet. Hastige oppgaver definerer arbeid som må håndteres umiddelbart, for eksempel håndtere telefonsamtaler og besøkende som slipper inn. Viktige oppgaver kan omfatte planlegging for et kommende møte eller presentasjon som påvirker selskapet. Jobber som anses som presserende og viktige kan oppstå i en krisesituasjon. Uviktige oppgaver inkluderer vanligvis besøk med kolleger eller ivaretakelse av personlig virksomhet mens du er på jobb.
Å planlegge hver oppgave representerer en annen komponent i å skrive en oppgavehåndteringsplan. Det skal lages tidslinjer for hver jobb som er nødvendig for å fullføre hele prosjektet. Disse tidslinjene skal være realistiske og ta hensyn til de økonomiske og menneskelige ressursene som er tilgjengelige. Ressursene kan variere fra prosjekt til budsjett. En oppgavehåndteringsplan skal analysere ressurser som trengs og bestemme om selskapet er villig til å investere i ressurser for å overholde tidsfrister.
Det kan være utformet sikkerhetskopieringsplaner for å håndtere uventede problemer som dukker opp. Oppgavestyringsplaner bør sørge for alternative strategier for å håndtere uventede hendelser. Disse alternative planene forbereder ansatte til å håndtere problemer raskt uten å måtte definere mål eller sette nye prioriteringer.
Når oppgavehåndteringsplanen er skrevet, skal den deles med kolleger som skal samarbeide om prosjektet. Hvis planen krever delegering av jobber til forskjellige kolleger eller forskjellige avdelinger i organisasjonen, kan disse spørsmålene avklares ved å diskutere planen. Denne prosessen sikrer at alle jobber fra samme blåkopi for å nå målene.
Det siste trinnet i å utarbeide en oppgavehåndteringsplan innebærer en metode for å spore fremdrift, spesielt på store prosjekter fordelt på deloppgaver. Ved å overvåke fremdriften kan veiledere identifisere områder som trenger mer ressurser for å holde jobben i rute. De kan også oppdage svake områder av avdeling eller ansatt, der arbeidet blir fast.