Jak napisać plan zarządzania zadaniami?
Pisanie planu zarządzania zadaniami obejmuje ustalanie celów, ustalanie priorytetów, planowanie i opracowywanie alternatywnych planów radzenia sobie z nieprzewidzianymi usterkami. Każdy obszar planu powinien być jasno określony, aby zapewnić plan działań mających na celu dotrzymanie terminów i ukończenie przydzielonej pracy. Plan zarządzania zadaniami może zawierać dokumentację postępów na każdym etapie projektu, aby ocenić, czy cele są osiągane. Powinien również określać potrzebne zasoby i umożliwiać raportowanie wyniku.
Pierwszy etap pisania planu zarządzania zadaniami określa pracę wymagającą uwagi. Ustawia także terminy dla każdego zadania według dnia, tygodnia lub miesiąca. W części dotyczącej ustalania celów opisano zadania, które należy wykonać w każdym okresie. Ta lista oczekiwań może zawierać sekcję dotyczącą problemów, które mogą kolidować z terminami oraz sposobów radzenia sobie z tymi problemami.
Lista priorytetów zazwyczaj utrzymuje organizację projektu i daje pracownikom sposób na określenie zadań wymagających natychmiastowej uwagi. Pilne zadania określają prace, które należy wykonać natychmiast, takie jak rozmowy telefoniczne i odwiedzający, którzy wpadają. Ważne zadania mogą obejmować planowanie nadchodzącego spotkania lub prezentacji, które mają wpływ na firmę. Miejsca pracy uważane za pilne i ważne mogą powstać w sytuacji kryzysowej. Nieważne zadania zazwyczaj obejmują odwiedzanie współpracowników lub zajmowanie się osobistymi sprawami podczas pracy.
Planowanie każdego zadania stanowi kolejny element pisania planu zarządzania zadaniami. Należy utworzyć ramy czasowe dla każdego zadania niezbędnego do ukończenia całego projektu. Terminy te powinny być realistyczne i uwzględniać dostępne zasoby finansowe i ludzkie. Zasoby mogą się różnić w zależności od projektu, w ramach ograniczeń budżetowych. Plan zarządzania zadaniami powinien analizować potrzebne zasoby i określać, czy firma jest skłonna zainwestować w zasoby, aby dotrzymać terminów.
Można opracować plany tworzenia kopii zapasowych w celu rozwiązania nieoczekiwanych problemów, które się pojawią. Plany zarządzania zadaniami powinny przewidywać alternatywne strategie radzenia sobie z nieprzewidzianymi zdarzeniami. Te alternatywne plany przygotowują pracowników do szybkiego rozwiązywania problemów bez potrzeby redefiniowania celów lub ustalania nowych priorytetów.
Po napisaniu planu zarządzania zadaniami należy go udostępnić współpracownikom, którzy będą wspólnie pracować nad projektem. Jeśli plan wymaga przekazania zadań innym współpracownikom lub różnym działom w organizacji, kwestie te można wyjaśnić, omawiając plan. Ten proces zapewnia, że wszyscy pracują od tego samego planu, aby osiągnąć cele.
Ostatni krok w przygotowaniu planu zarządzania zadaniami obejmuje metodę śledzenia postępów, zwłaszcza w przypadku dużych projektów z podziałem na podzadania. Monitorując postępy, osoby nadzorujące mogą zidentyfikować obszary, które potrzebują więcej zasobów, aby utrzymać pracę na właściwym poziomie. Mogą również odkryć słabe obszary według działów lub pracowników, w których praca jest zablokowana.