Hoe schrijf ik een taakbeheerplan?
Het schrijven van een taakbeheerplan omvat het stellen van doelen, het vermelden van prioriteiten, het plannen en het opstellen van alternatieve plannen om onvoorziene problemen op te lossen. Elk deel van het plan moet duidelijk worden gedefinieerd om een blauwdruk te bieden voor activiteiten om deadlines te halen en toegewezen werk te voltooien. Een taakbeheerplan kan documentatie van de voortgang bij elke stap van een project bevatten om te evalueren of doelen worden bereikt. Het moet ook de benodigde middelen bepalen en het mogelijk maken de resultaten te rapporteren.
De eerste stap bij het schrijven van een taakbeheerplan definieert werk dat aandacht behoeft. Het stelt ook tijdlijnen in voor elke taak per dag, week of maand. Het doelbepalende deel van het plan beschrijft welke taken binnen elke periode moeten worden volbracht. Deze lijst met verwachtingen kan een sectie bevatten over kwesties die de deadlines kunnen verstoren en hoe deze problemen kunnen worden aangepakt.
Een lijst met prioriteiten houdt doorgaans een project georganiseerd en biedt werknemers een manier om taken te bepalen die onmiddellijke aandacht vereisen. Dringende taken definiëren werk dat onmiddellijk moet worden afgehandeld, zoals het afhandelen van telefoontjes en bezoekers die langskomen. Belangrijke taken kunnen de planning zijn voor een komende vergadering of presentatie die gevolgen heeft voor het bedrijf. Banen die als urgent en belangrijk worden beschouwd, kunnen zich voordoen in een crisissituatie. Onbelangrijke taken omvatten meestal het bezoeken van collega's of het bijwonen van persoonlijke zaken terwijl op het werk.
Het plannen van elke taak vormt een ander onderdeel van het schrijven van een taakbeheerplan. Tijdlijnen moeten worden gemaakt voor elke taak die nodig is om het hele project te voltooien. Deze tijdlijnen moeten realistisch zijn en rekening houden met de beschikbare financiële en personele middelen. Bronnen kunnen per project verschillen, binnen budgetbeperkingen. Een taakbeheerplan moet de benodigde middelen analyseren en bepalen of het bedrijf bereid is te investeren in middelen om deadlines te halen.
Er kunnen back-upplannen worden opgesteld om onverwachte problemen op te lossen. Taakbeheerplannen moeten voorzien in alternatieve strategieën om met onverwachte gebeurtenissen om te gaan. Deze alternatieve plannen bereiden werknemers voor om problemen snel af te handelen zonder dat doelen opnieuw hoeven te worden gedefinieerd of nieuwe prioriteiten moeten worden gesteld.
Nadat het taakbeheerplan is geschreven, moet het worden gedeeld met collega's die samenwerken aan het project. Als het plan vereist dat taken worden gedelegeerd aan verschillende collega's of verschillende afdelingen binnen de organisatie, kunnen deze problemen worden opgehelderd door het plan te bespreken. Dit proces zorgt ervoor dat iedereen vanuit dezelfde blauwdruk werkt om de doelen te bereiken.
De laatste stap bij het opstellen van een taakbeheerplan omvat een methode om de voortgang bij te houden, vooral bij grote projecten onderverdeeld in subtaken. Door de voortgang te bewaken, kunnen supervisors gebieden identificeren die meer middelen nodig hebben om de taak op koers te houden. Ze kunnen ook zwakke plekken ontdekken per afdeling of medewerker, waar het werk verzandt.