Hur skriver jag en arbetsuppgiftsplan?
Att skriva en uppgiftshanteringsplan innefattar att sätta mål, lista prioriteringar, schemalägga och utforma alternativa planer för att hantera oförutsedda problem. Varje område i planen bör vara tydligt definierad för att tillhandahålla en plan för aktiviteter för att uppfylla tidsfrister och slutföra tilldelat arbete. En uppgiftshanteringsplan kan innehålla dokumentation av framsteg vid varje steg i ett projekt för att utvärdera om målen uppnås. Det bör också fastställa de resurser som behövs och möjliggöra rapportering av resultatet.
Det första steget i att skriva en uppgiftshanteringsplan definierar arbete som behöver uppmärksamhet. Den anger också tidslinjer för varje uppgift per dag, vecka eller månad. Målinställningsdelen av planen beskriver vilka jobb som ska utföras inom varje tidsperiod. Denna lista över förväntningar kan innehålla ett avsnitt om frågor som kan störa tidsfristerna och hur dessa problem kan hanteras.
En lista över prioriteringar håller vanligtvis ett projekt organiserat och ger anställda ett sätt att fastställa uppgifter som behöver omedelbar uppmärksamhet. Brådskande uppgifter definierar arbete som måste hanteras omedelbart, till exempel att hantera telefonsamtal och besökare som kommer in. Viktiga uppgifter kan inkludera planering för ett kommande möte eller presentation som påverkar företaget. Jobb som betraktas som brådskande och viktiga kan uppstå i en krissituation. Oväsentliga uppgifter inkluderar vanligtvis besök med kollegor eller att sköta personliga affärer medan du arbetar.
Schemaläggning av varje uppgift representerar en annan del av att skriva en uppgiftshanteringsplan. Tidslinjer bör skapas för varje jobb som krävs för att slutföra hela projektet. Dessa tidslinjer bör vara realistiska och ta hänsyn till tillgängliga ekonomiska och mänskliga resurser. Resurserna kan variera beroende på projekt inom budgetbegränsningar. En uppgiftshanteringsplan bör analysera resurser som behövs och avgöra om företaget är villigt att investera i resurser för att uppfylla tidsfristerna.
Säkerhetsplaner kan utformas för att hantera oväntade problem som dyker upp. Uppgiftshanteringsplaner bör tillhandahålla alternativa strategier för att hantera oförutsedda händelser. Dessa alternativa planer förbereder anställda att hantera frågor snabbt utan att behöva omdefiniera mål eller sätta nya prioriteringar.
När uppgifthanteringsplanen har skrivits bör den delas med kollegor som kommer att arbeta tillsammans om projektet. Om planen kräver delegering av jobb till olika kollegor eller olika avdelningar inom organisationen kan dessa frågor klargöras genom att diskutera planen. Denna process säkerställer att alla arbetar från samma plan för att uppnå målen.
Det sista steget i att utarbeta en uppgiftshanteringsplan innebär en metod för att spåra framsteg, särskilt på stora projekt uppdelade i underverken. Genom att övervaka framstegen kan handledare identifiera områden som behöver mer resurser för att hålla jobbet på rätt spår. De kan också upptäcka svaga områden efter avdelning eller anställd, där arbetet fastnar.