Wie schreibe ich einen Aufgabenverwaltungsplan?
Das Erstellen eines Aufgabenverwaltungsplans umfasst das Festlegen von Zielen, das Auflisten von Prioritäten, das Planen und das Entwickeln alternativer Pläne, um unvorhergesehene Störungen zu beheben. Jeder Bereich des Plans sollte klar definiert sein, um einen Entwurf für Aktivitäten bereitzustellen, mit denen die Fristen eingehalten und die zugewiesenen Arbeiten abgeschlossen werden können. Ein Aufgabenverwaltungsplan kann eine Dokumentation des Fortschritts in jedem Schritt eines Projekts enthalten, um zu bewerten, ob die Ziele erreicht werden. Es sollte auch die benötigten Ressourcen bestimmen und die Berichterstattung über das Ergebnis ermöglichen.
Der erste Schritt beim Erstellen eines Aufgabenverwaltungsplans definiert die zu beachtende Arbeit. Außerdem werden Zeitleisten für jede Aufgabe nach Tag, Woche oder Monat festgelegt. Der zielsetzende Teil des Plans beschreibt, welche Arbeiten in jedem Zeitraum ausgeführt werden sollen. Diese Liste der Erwartungen enthält möglicherweise einen Abschnitt über Probleme, die die Fristen beeinträchtigen können, und darüber, wie mit diesen Problemen umgegangen werden kann.
Eine Prioritätenliste organisiert in der Regel ein Projekt und gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit, Aufgaben zu bestimmen, die sofort bearbeitet werden müssen. Dringende Aufgaben definieren die Arbeit, die sofort erledigt werden muss, z. B. die Bearbeitung von Telefonanrufen und Besuchern, die vorbeikommen. Wichtige Aufgaben können die Planung einer bevorstehenden Besprechung oder Präsentation sein, die Auswirkungen auf das Unternehmen hat. Jobs, die als dringend und wichtig angesehen werden, können in einer Krisensituation entstehen. Unwichtige Aufgaben sind normalerweise Besuche bei Kollegen oder persönliche Geschäfte bei der Arbeit.
Das Planen jeder Aufgabe ist eine weitere Komponente beim Erstellen eines Aufgabenverwaltungsplans. Für jeden Auftrag, der für die Fertigstellung des gesamten Projekts erforderlich ist, sollten Zeitpläne erstellt werden. Diese Fristen sollten realistisch sein und die verfügbaren finanziellen und personellen Ressourcen berücksichtigen. Die Ressourcen können je nach Projekt im Rahmen der Budgetbeschränkungen variieren. Ein Aufgabenmanagementplan sollte die benötigten Ressourcen analysieren und bestimmen, ob das Unternehmen bereit ist, in Ressourcen zu investieren, um die Fristen einzuhalten.
Backup-Pläne könnten entwickelt werden, um unerwartete Probleme zu lösen, die auftauchen. Aufgabenmanagementpläne sollten alternative Strategien für den Umgang mit unerwarteten Ereignissen vorsehen. Diese alternativen Pläne bereiten die Mitarbeiter darauf vor, Probleme schnell zu lösen, ohne dass Ziele neu definiert oder neue Prioritäten gesetzt werden müssen.
Sobald der Aufgabenverwaltungsplan erstellt wurde, sollte er mit Kollegen geteilt werden, die gemeinsam an dem Projekt arbeiten. Wenn der Plan die Übertragung von Aufgaben an verschiedene Mitarbeiter oder Abteilungen innerhalb der Organisation vorsieht, können diese Probleme durch Erörterung des Plans geklärt werden. Dieser Prozess stellt sicher, dass alle nach dem gleichen Konzept arbeiten, um die Ziele zu erreichen.
Der letzte Schritt bei der Erstellung eines Aufgabenverwaltungsplans umfasst eine Methode zur Verfolgung des Fortschritts, insbesondere bei großen Projekten, die in Unteraufgaben unterteilt sind. Durch die Überwachung des Fortschritts können Vorgesetzte Bereiche identifizieren, in denen mehr Ressourcen erforderlich sind, um den Job nachvollziehen zu können. Sie können auch Schwachstellen nach Abteilung oder Mitarbeiter entdecken, in denen die Arbeit stecken bleibt.