Comment rédiger un plan de gestion des tâches?
La rédaction d’un plan de gestion des tâches implique la définition d’objectifs, la définition des priorités, la planification et la conception de plans alternatifs pour faire face aux imprévus. Chaque domaine du plan doit être clairement défini afin de fournir un plan directeur permettant aux activités de respecter les délais et d’achever les travaux impartis. Un plan de gestion des tâches peut inclure une documentation des progrès réalisés à chaque étape d'un projet pour évaluer si les objectifs sont atteints. Il devrait également déterminer les ressources nécessaires et permettre de rendre compte des résultats.
La première étape de la rédaction d'un plan de gestion des tâches définit le travail nécessitant une attention particulière. Il établit également des calendriers pour chaque tâche par jour, semaine ou mois. La partie du plan consacrée à la fixation d’objectifs décrit les tâches à exécuter au cours de chaque période. Cette liste d’attentes pourrait inclure une section sur les problèmes pouvant interférer avec les délais et la manière dont ces problèmes peuvent être traités.
Une liste de priorités préserve généralement l'organisation d'un projet et donne aux employés un moyen de déterminer les tâches nécessitant une attention immédiate. Les tâches urgentes définissent les tâches qui doivent être traitées immédiatement, telles que les appels téléphoniques et les visiteurs qui arrivent. Les tâches importantes peuvent inclure la planification d'une réunion ou d'une présentation à venir ayant un impact sur l'entreprise. Des emplois considérés comme urgents et importants peuvent apparaître dans une situation de crise. Les tâches sans importance consistent généralement à rendre visite à des collègues ou à des affaires personnelles au travail.
La planification de chaque tâche représente un autre composant de la rédaction d'un plan de gestion des tâches. Des échéances doivent être créées pour chaque travail nécessaire pour mener à bien l'ensemble du projet. Ces délais doivent être réalistes et tenir compte des ressources financières et humaines disponibles. Les ressources peuvent varier d’un projet à l’autre, dans le respect des contraintes budgétaires. Un plan de gestion des tâches doit analyser les ressources nécessaires et déterminer si l'entreprise est disposée à investir dans des ressources pour respecter les délais.
Des plans de sauvegarde pourraient être conçus pour faire face aux problèmes imprévus qui se présentent. Les plans de gestion des tâches devraient prévoir d'autres stratégies pour faire face aux événements imprévus. Ces plans alternatifs préparent les employés à gérer les problèmes rapidement sans avoir à redéfinir les objectifs ou à définir de nouvelles priorités.
Une fois le plan de gestion des tâches rédigé, vous devez le partager avec vos collègues qui travailleront ensemble au projet. Si le plan prévoit de déléguer des tâches à différents collègues ou à différents départements de l'entreprise, vous pouvez clarifier ces problèmes en discutant du plan. Ce processus garantit que tout le monde travaille à partir du même plan pour atteindre les objectifs.
La dernière étape de la préparation d'un plan de gestion des tâches implique une méthode de suivi des progrès, en particulier pour les grands projets décomposés en sous-tâches. En surveillant les progrès, les superviseurs peuvent identifier les domaines qui ont besoin de plus de ressources pour garder le travail sur la bonne voie. Ils peuvent également découvrir des points faibles par département ou par employé, dans lesquels le travail s'enlise.