¿Qué son los minutos corporativos?
Las actas corporativas son notas documentadas de temas discutidos durante algún tipo de reunión de negocios. Las actas de las reuniones de este tipo se preparan comúnmente para una amplia gama de eventos, como reuniones de accionistas y directores. Los registros corporativos de este tipo generalmente se revisan y modifican según sea necesario en las reuniones posteriores, y se convierten en parte de los registros permanentes que la mayoría de las corporaciones mantienen.
Se puede incluir una amplia gama de información en un conjunto de minutos corporativos. Por lo general, el detalle incluido se centrará en registrar con precisión las discusiones de diferentes temas relevantes para la operación del negocio. Los ejemplos comunes de líneas de pedido que se encuentran en las actas corporativas incluyen la discusión, la adopción o la enmienda de los planes y procedimientos de negocios, las elecciones y el reconocimiento de nuevos funcionarios en la Compañía, y decisiones para emitir o vender acciones. Incluso los problemas como la reestructuración de paquetes de beneficios para los empleados o entretener la idea de vender o fusionar el negocio pueden ser Dse cedió durante la reunión y se documenta en las actas oficiales.
En muchas jurisdicciones, las leyes requieren que las compañías mantengan actas corporativas de tipos específicos de reuniones, como las reuniones de accionistas o directores en las que tienen lugar las elecciones. Incluso si las leyes locales no requieren que se mantengan minutos en ciertos tipos de reuniones corporativas, muchas compañías eligen hacerlo como un medio para crear un historial continuo del negocio y asegurarse de que los temas y discusiones clave estén disponibles para referencia en fechas futuras. Dado que las actas corporativas a menudo se consideran admisibles en las audiencias judiciales, asegurarse de que las actas sean precisas y aprobadas por los que asisten a la reunión es muy importante.
Hay varios enfoques diferentes para preparar minutos corporativos. Un enfoque implica la presencia de un individuo entrenado como grabador para tomar notas durante la reunión real. Más comúnmente hoy, la reunión se registra un equipo de grabación de audio habitual, lo que hace posible que un documento de texto se prepare en una fecha posterior. Algunas compañías incluso incluyen datos visuales en las actas, como la inclusión de una presentación de diapositivas que se muestra a los accionistas, combinando texto y ayudas visuales para proporcionar un historial más completo de lo que tuvo lugar en la reunión.
Con cualquier enfoque, se prepara una transcripción oficial y se distribuye a los miembros de la junta o accionistas para su revisión. En la próxima reunión programada, las actas corporativas se revisan y se modifican si es necesario. El proceso real de revisión y fabricación de enmiendas puede ser algo relajado, aunque no es inusual que algunas empresas utilicen procedimientos parlamentarios como se describen en obras como las reglas de orden de Robert reconocer, considerar y aprobar o rechazar sugerencias para cambios o enmiendas durante las actas propuestas. Una vez que los asisten estánDe acuerdo en que las actas son completas y precisas, están aprobados y se convierten en parte de los registros oficiales de la compañía.